أرشفة الجهات غير الربحية: ملف المنحة والحوكمة وبيانات المستفيدين

هذا الدليل للمدير التنفيذي في جمعية خيرية أو مؤسسة أهلية، ولمدير الشؤون المالية أو الإدارية الذي يُطلب منه تنظيم الأرشيف قبل مراجعة مالية أو تقرير لمانح أو تجديد إجراء لدى الجهة المشرفة. يفيدك إذا كانت وثائق الجمعية موزعة اليوم بين بريد المدير ومجلدات مشتركة وجوالات المشرفين الميدانيين، وإذا تغيّر موظفوها ومتطوعوها كثيرًا فضاعت معهم معرفة «أين وضعنا ذلك الملف».

من ينظم القطاع، ولماذا يهمك ذلك في الأرشفة؟

يتولى المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي تنظيم القطاع والإشراف عليه، وينشر على موقعه اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية بتحديثاتها، ولائحة تنظم علاقته بـالجهات المشرفة فنيًا على الجمعيات بحسب مجال عمل كل جمعية. عمليًا يعني هذا أن الجمعية قد تتعامل مع جهتين: المركز في الشؤون التنظيمية والحوكمة، والجهة المشرفة فنيًا في نشاطها التخصصي.

لن نسرد هنا قائمة جاهزة بعنوان «متطلبات الهيئة»، فكثير مما يُتداول منها يُنسب إلى جهة بمسمى غير دقيق ولا يستند إلى نص. الصحيح أن ترجع إلى اللائحة التنفيذية والتعاميم المنشورة على موقع المركز، وأن تستخرج منها قائمة الوثائق التي تُطلب من جمعيتك بالتحديد، ثم تبني عليها هيكل الأرشيف. دور نظام الوثائق هنا ليس «تحقيق الامتثال» نيابة عنك، بل جعل كل وثيقة مطلوبة موجودة ومصنفة ومحمية ويمكن إثبات تاريخها.

وثائق الجمعية في ست مجموعات

تقسيم الوثائق إلى ست مجموعات عملي، بشرط أن يُضبط في النظام ما يخص كل مجموعة:

لاحظ أن «ملف المانح مع سجل تبرعاته» أقرب إلى نظام إدارة علاقات المانحين (CRM) منه إلى نظام وثائق. إن كان لدى الجمعية نظام تبرعات أو CRM، فالأصح أن يبقى سجل الحركات فيه، ويُربط به الأرشيف عبر واجهة برمجية (API) يُحدَّد نطاقها في العرض الفني، بدل تكرار البيانات في مكانين.

دورة المنحة من الاتفاقية إلى تقرير المانح

أكثر ما يُحرج الجمعية أمام المانح أن تطلب منه دفعة ثانية ولا تستطيع أن تعرض خلال يوم ما صرفته من الأولى وبأي مستند. هذا المسار يوضح أين يدخل النظام:

يبدأ المسار بإنشاء ملف المنحة عند توقيع الاتفاقية، ثم يمر كل صرف بمسار اعتماد يحفظ الفاتورة مع القرار، ويضيف الميدان أدلة التنفيذ، ثم تتوقف العملية عند مراجعة مالية تطابق المصروفات بمستنداتها قبل إصدار التقرير وحفظ نسخته المعتمدة.

تقرير المانح نفسه يُكتب غالبًا في Word أو Excel بصيغة يحددها المانح. ما يقدمه نظام الوثائق هو أن تكون كل الأدلة في ملف واحد، وأن يُحفظ كل إصدار من التقرير، وأن تعرف من اعتمده. أما «قوالب تقارير جاهزة لكل مانح» فهي تخصيص يُناقش ضمن نطاق مشروعك إن احتجته. وللتفصيل في هذه الدورة تحديدًا، راجع متطلبات نظام الوثائق لتوثيق المنح وتقارير الجهات المانحة.

مصفوفة صلاحيات مقترحة لجمعية متوسطة

في الجمعيات يختلط الموظف بالمتطوع وعضو المجلس بالمراجع الخارجي، وتُمنح الصلاحيات غالبًا بحسب الثقة الشخصية. ابدأ بمصفوفة مكتوبة ثم اطلب تطبيقها في العرض التوضيحي:

ملفات المستفيدين هي الأكثر حساسية. نظام حماية البيانات الشخصية يطبق على الجمعية بوصفها جهة تحكم، ولائحته التنفيذية (المادة الحادية والثلاثون) تمنع تصوير وثائق الهوية الرسمية أو نسخها إلا بطلب من جهة عامة مختصة أو تنفيذًا لنظام، وتوجب إتلافها فور انتهاء الغرض ما لم يوجد متطلب نظامي للاحتفاظ. راجع مع مستشارك هل تحتاج جمعيتك فعلًا إلى صور الهويات في ملف المستفيد قبل أن ترقمن آلاف الملفات القديمة كما هي. وللتوسع في هذا الجانب: متطلبات اختيار نظام لإدارة الوثائق المحتوية على بيانات شخصية حساسة.

أين تخطئ الجمعيات عادة؟

• تسمية المجلدات بأسماء الأشخاص («ملفات أبو خالد») بدل الوظائف والمشاريع، فيضيع المعنى بمغادرة الشخص.
• حساب مشترك للمتطوعين يُفقد سجل التدقيق قيمته؛ كل مستخدم يحتاج حسابًا باسمه يُعطّل عند انتهاء مهمته.
• حفظ المحضر غير المعتمد بجانب المعتمد دون تمييز، فيُستشهد لاحقًا بمسودة.
• رقمنة كل شيء دفعة واحدة قبل تحديد ما يُحتفظ به؛ ابدأ بملفات المنح الجارية ومحاضر السنتين الأخيرتين.
• الاعتماد على «سعر خاص» غير مكتوب؛ اطلب عرضًا مفصلًا بعوامل التسعير المعتادة كما تفعل أي منشأة.

سيناريوهات تطلبها في العرض التوضيحي

ما يقدمه وثيقة لجمعية أو مؤسسة أهلية

يتيح وثيقة مستودعًا مركزيًا بهيكل مجلدات وفئات هرمي، وبحثًا داخل نص المستندات الممسوحة مع OCR للعربية والإنجليزية، واستخراج البيانات الرئيسية من الاتفاقيات، وتتبع الإصدارات للمحاضر والتقارير. وتدعم الصلاحيات المبنية على الأدوار التطبيق على مستوى المجلد والمستند المنفرد، مع مصادقة ثنائية وسجل تدقيق لكل فتح وتنزيل وتعديل قابل للتصدير. أما مسارات اعتماد الصرف فتُبنى بسير العمل متعدد المراحل مع إشعارات وتذكيرات وإعادة توجيه عند تجاوز المهلة، ويستطيع المشرف الميداني الرفع من الجوال.

ويتيح وثيقة كذلك مشاركة آمنة لملف محدد مع مانح أو مراجع من خارج الجمعية دون أن يرى بقية الأرشيف، وجداول مدد احتفاظ بإتلاف آلي تُضبط لكل نوع وثيقة، واكتشاف البيانات الشخصية الحساسة في ملفات المستفيدين. أما ما يُحدَّد في النطاق فهو الربط مع نظام تبرعات أو CRM قائم (عبر API)، وقوالب التقارير الخاصة بمانح معين، وضبط مدد الاحتفاظ وفق سياسة جمعيتك. اطلب اختبارها في العرض.

الخطوة التالية

1. اجمع قائمة الوثائق المطلوبة نظامًا من اللائحة التنفيذية وتعاميم المركز ومن اتفاقيات مانحيك الحاليين.
2. اكتب مصفوفة الصلاحيات مستعينًا بالجدول أعلاه، وحدد من يرى ملفات المستفيدين.
3. اختر منحة جارية واحدة لتكون عينة العرض التوضيحي.
4. احجز العرض عبر صفحة القطاعات أو نموذج التواصل، واطلب تنفيذ السيناريوهات الخمسة على عينتك.

وإن كانت الجمعية تريد إشراك مجلس الإدارة بصلاحيات قراءة منفصلة، فالدليل المكمل هو إدارة وثائق مجلس الإدارة والقرارات مع مستويات وصول متعددة. ولأساسيات حماية البيانات الشخصية في الأرشيف: نظام حماية البيانات الشخصية والأرشفة الإلكترونية.