كيف تكتب المواصفات الفنية لمشروع إدارة الوثائق والأرشفة؟

هذا الدليل لمن يصوغ القسم الفني من كراسة الشروط أو طلب العروض: مدير المشروع، وممثل تقنية المعلومات، وإدارة المشتريات التي ستحاسب المورد لاحقًا على ما كُتب. تحتاجه بعد أن تجرد احتياجات الإدارات وقبل أن ترسل الطلب إلى الموردين، لأن كل كلمة غامضة في المواصفات تتحول بعد الترسية إلى خلاف على النطاق أو إلى أمر تغيير مدفوع.

المواصفات ليست معايير اختيار

يخلط كثير من الكراسات بين أمرين. معايير التقييم تجيب عن سؤال: كيف نقارن العروض ونرتّبها؟ وقد تناولنا بناء مصفوفة موزونة لها في مقال معايير اختيار نظام إدارة الوثائق. أما المواصفات الفنية فتجيب عن سؤال آخر: ما الذي يلتزم المورد بتسليمه، وكيف نتحقق أنه سُلّم فعلًا؟ المعيار يقول «جودة البحث: 12 درجة»، والمواصفة تقول «يعيد النظام نتائج البحث داخل نص ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا بعد تحويلها بـ OCR، ويُختبر ذلك على عينة الجهة المرفقة».

لهذا الفرق أثر عملي مباشر. المعايير تنتهي صلاحيتها عند الترسية، أما المواصفات فتصبح ملحقًا تعاقديًا يُرجع إليه في كل اختبار قبول وفي كل نقاش حول «هل هذا ضمن النطاق؟». فإذا كتبت المواصفات بلغة المعايير، أي بعبارات عامة مثل «سهولة الاستخدام» و«أمان عالٍ»، فستجد نفسك عند الاستلام بلا مرجع تحاسب عليه.

هيكل القسم الفني: عشرة محاور تكفي معظم المشاريع

لا يوجد هيكل واحد ملزم للقطاع الخاص، لكن ترتيب المتطلبات في محاور ثابتة يسهّل على الموردين الرد وعلى لجنتك المقارنة. وهذا ترتيب عملي يناسب معظم مشاريع الأرشفة متوسطة الحجم:

1. سياق المشروع بالأرقام عدد المستخدمين حسب الفئة (مُدخل بيانات، مراجع، معتمد، مطّلع)، والإدارات المشاركة، والحجم التقريبي للأرشيف الورقي والإلكتروني، ومعدل النمو الشهري المتوقع، والأنظمة القائمة. بدون هذا القسم سيفترض كل مورد أرقامًا مختلفة، فلا تصبح العروض قابلة للمقارنة.
2. إدارة الوثائق والبيانات الوصفية أنواع الوثائق، والحقول الإلزامية لكل نوع، والهيكل الهرمي للتصنيف، والإصدارات، والرفع الجماعي، وربط الماسحات الضوئية.
3. البحث وOCR والاستخراج البحث داخل النص، والبحث بالحقول، وOCR للعربية والإنجليزية، واستخراج بيانات من أنواع محددة (مثل العقود أو الفواتير)، والبحث الدلالي إن كان مطلوبًا.
4. الصلاحيات والتدقيق نموذج الأدوار، ومستوى تطبيق الصلاحية (مجلد أو مستند)، وربط الهوية بالدليل النشط، والمصادقة الثنائية، وسجل التدقيق وتصديره.
5. سير العمل المسارات المطلوبة بالاسم (اعتماد عقد، مراجعة مخطط، معاملة وارد)، ومراحلها، وشروط التصعيد والتفويض.
6. التكاملات كل نظام بالاسم والإصدار، واتجاه تدفق البيانات، ومن يملك الطرف الآخر من التكامل.
7. البنية والاستضافة والأمن نموذج النشر المطلوب أو المفضّل، وموقع البيانات، والتشفير، والنسخ الاحتياطي والتعافي، والتوافر.
8. الترحيل والرقمنة مصادر البيانات الحالية وأحجامها، وما يجب نقله من بيانات وصفية وإصدارات، ومن يتولى المسح الضوئي.
9. الخدمات التهيئة والتخصيص والتدريب والدعم ومستويات الخدمة ونقل المعرفة.
10. التسليمات والقبول ما يسلّمه المورد في كل مرحلة، وكيف يُقبل، ومعايير الانتقال بين المراحل.

المحور الأول هو الأكثر إهمالًا والأعلى أثرًا. إذا لم تكن لديك أرقامه بعد، فابدأ بمقال جرد احتياجات الإدارات قبل طرح مشروع الأرشفة ثم عد إلى المواصفات.

كيف تصوغ متطلبًا قابلًا للاختبار

القاعدة البسيطة: إذا لم تستطع أن تكتب بجانب المتطلب خطوات اختباره في ثلاثة أسطر، فهو ليس جاهزًا. الجدول التالي يعرض صياغات شائعة في الكراسات وبدائلها القابلة للتحقق. الأرقام الواردة في العمود الثالث أمثلة يجب أن تستبدلها بأرقام مؤسستك، لا قيم مرجعية.

لاحظ أن الصياغة الجيدة لا تفرض طريقة التنفيذ. أنت تحدد النتيجة المطلوبة وطريقة التحقق، وتترك للمورد أن يشرح كيف يحققها. هذا يحمي الكراسة من الانحياز لمنتج بعينه، ويمنع الموردين من الالتفاف على متطلب كُتب على مقاس ميزة لدى منافسهم.

ثلاث درجات أولوية تكفي

• إلزامي: عدم تحققه يستبعد العرض أو يمنع القبول. اجعل هذه الفئة قصيرة؛ كل متطلب إلزامي بلا مبرر يقلّص المنافسة ويرفع الأسعار.
• مرغوب: يؤثر في التقييم الفني ولا يستبعد العرض.
• مستقبلي: لا يدخل في نطاق التسليم الحالي، لكن تطلب من المورد بيان إمكانه وتكلفته التقديرية، مثل تكامل مع نظام ستشتريه الجهة العام القادم.

أربع طرق تحقق، واحدة لكل متطلب

وثيقة (شهادة، سياسة، مخطط بنية)، عرض (يُشاهد في العرض التوضيحي)، اختبار (يُنفّذ في بيئة القبول على بيانات الجهة)، إفادة (التزام مكتوب من المورد يُحاسب عليه تعاقديًا). المتطلبات الحرجة لا تكفيها الإفادة؛ اجعل طريقتها «اختبار». وعندما تحدد طريقة التحقق مبكرًا، يصبح إعداد معايير قبول النظام قبل توقيع محضر الاستلام عملية نسخ من المواصفات لا وثيقة جديدة.

نموذج قابل للنسخ لقسم المتطلبات

انسخ الهيكل التالي إلى الكراسة أو إلى جدول بيانات يُرفق بها. العمودان الأخيران يملؤهما المورد، ويجب أن ترفض أي رد لا يستعمل التصنيفات المحددة.

البادئات (DM للوثائق، SR للبحث، AC للصلاحيات، WF لسير العمل، IN للتكامل، EX للخروج) ليست شكلية: ستستعملها لاحقًا في محضر القبول وفي سجل العيوب، فيعرف الجميع عن أي متطلب يتحدثون.

المتطلبات غير الوظيفية التي تسقط من الكراسات

معظم الكراسات تغطي الوظائف جيدًا لأنها ما يراه المستخدم. أما ما يسبب المشاكل بعد التشغيل فغالبًا في هذه الفئة:

• الحجم والنمو: اذكر الحجم الحالي والنمو المتوقع لثلاث سنوات على الأقل، واطلب من المورد بيان كيف يتغير التسعير والأداء مع النمو.
• التزامن: عدد المستخدمين المتزامنين في ذروة العمل، لا العدد الكلي فقط.
• التوافر ونوافذ الصيانة: متى يُسمح بالتوقف المخطط، وكيف يُبلَّغ عنه.
• النسخ الاحتياطي والتعافي: التكرار، والمواقع، وRPO وRTO، واختبار الاستعادة. لا تكتفِ بسؤال «هل يوجد نسخ احتياطي؟».
• موقع البيانات: إن كانت سياسة الجهة أو القطاع تشترط الاستضافة داخل المملكة فاكتب ذلك صراحة، واطلب تحديد مركز البيانات أو مزود السحابة.
• اللغة: واجهة عربية كاملة من اليمين إلى اليسار، وبحث يتعامل مع اختلاف الهمزات والتاء المربوطة، وأسماء حقول بالعربية.
• الوصول: المتصفحات المدعومة، والوصول من الجوال، وما إذا كان الوصول من خارج شبكة الجهة مسموحًا.
• الاحتفاظ بسجل التدقيق: المدة التي يبقى فيها السجل متاحًا، وصيغ تصديره.
• الخروج من النظام: صيغة التصدير عند انتهاء العقد، وشموله البيانات الوصفية والإصدارات والسجلات، ومدة إتاحة البيانات بعد الانتهاء.

البنود الأمنية التفصيلية لا تُحشر كلها في جدول المتطلبات؛ الأفضل أن تُرفق بالكراسة استبيانًا للأمن التقني يُرسل إلى الموردين وتشير إليه في المحور السابع، حتى لا يتضخم الجدول ببنود لا يقرؤها إلا فريق الأمن.

أين تخطئ الكراسات عادة

• إلزامية كل شيء. مئة متطلب إلزامي تعني أن أي مورد سيجيب بـ«نعم» على الجميع، ثم تكتشف الفجوات في التنفيذ. قلّص الإلزامي إلى ما لا يعمل المشروع بدونه.
• ترك الأرقام للمورد. «يتحمل النظام عدد المستخدمين المطلوب» يعني أن المورد سيفترض الرقم الذي يناسب سعره.
• الخلط بين المنتج والخدمات. OCR قدرة في المنتج، أما مسح مئتي ألف صفحة ورقية ففرزها وتجهيزها ومسحها خدمة لها تكلفة ومسؤول. افصل بينهما في المحاور، وحدد من يقوم بالرقمنة.
• تكامل بلا طرف ثانٍ. كل تكامل له طرفان. إذا لم تحدد من يطوّر في نظام الموارد البشرية أو ERP ومن يدفع لذلك، فسيعتبر كل طرف أن العمل على الآخر.
• مواصفات أجهزة لحل سحابي. إذا كان النشر السحابي مقبولًا فلا تطلب مواصفات خوادم؛ اطلب بدلها مستوى الخدمة وموقع البيانات. وإن كان النشر على خوادم الجهة، فاطلب من المورد متطلبات البنية لا أن تحددها أنت.
• غياب عينة البيانات. أهم متطلبات الأرشفة (OCR والبحث والاستخراج) لا تُقيَّم إلا على وثائقك. أرفق عينة مجهّلة تمثل الجودة الفعلية للأرشيف، لا أفضل صفحاته.

إذا كنت جهة حكومية

الجهات الخاضعة لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية تطرح منافساتها عبر منصة «اعتماد» التابعة لوزارة المالية، وتلتزم بالنظام ولائحته التنفيذية والنماذج المعتمدة. تنشر صفحة محتوى المنافسات في المنصة النظام ولائحته التنفيذية والدليل الإرشادي لرحلة المشتريات الحكومية ونماذج قابلة للتنزيل، فابدأ منها لا من نموذج قطاع خاص. كما نشرت هيئة الحكومة الرقمية «الدليل الاسترشادي لإعداد كراسات الشروط والمواصفات الخاصة بالمشاريع الرقمية»، وهو مرجع مفيد لصياغة المشاريع الرقمية. في هذه الحالة يبقى ما في هذا المقال صالحًا لصياغة محتوى القسم الفني نفسه، أما الشكل والإجراءات ومعايير الترسية فتتبع النظام والنماذج الرسمية.

كيف تقرأ رد وثيقة على مواصفاتك

عندما تُرسل الكراسة إلى فريق وثيقة، ستصلك الردود مصنفة بالطريقة التي طلبتها، وهذا ما يمكن توقعه في كل محور:

ما لم يُذكر في العمود الثاني نعامله في الرد كسؤال نطاق، لا كميزة جاهزة، وهذا بالضبط ما يجب أن تطلبه من أي مورد آخر. للتعرّف على القدرات بتفصيل أكبر قبل صياغة الكراسة يمكنك مراجعة صفحة مميزات وثيقة بحسب المحاور.

ترتيب العمل على الكراسة

• املأ محور السياق الرقمي أولًا، ولو بتقديرات معلنة.
• اكتب المتطلبات الإلزامية وحدها، وراجعها مع كل إدارة: هل يتوقف العمل فعلًا بدون كل واحد منها؟
• أضف طريقة التحقق لكل متطلب، ثم جهّز عينة الوثائق المجهّلة.
• أرفق بالكراسة جدولًا لتفصيل الأسعار، كما نشرح في المعلومات التي يجب تضمينها في طلب عرض السعر.

إذا أردت أن ترى كيف تُطبَّق متطلباتك الإلزامية على وثائقك قبل إرسال الكراسة، احجز عرضًا توضيحيًا مع فريق وثيقة وأرسل معه قائمة المتطلبات لنعرض ما يغطيه المنتج وما يحتاج تحديدًا في النطاق.