بناء مصفوفة صلاحيات الوثائق بين الإدارات قبل شراء النظام

هذا المقال لمسؤول الأمن السيبراني والالتزام ومدير الوثائق في مؤسسة تستعد لشراء نظام إدارة وثائق (DMS). تحتاجه في مرحلة جمع المتطلبات، أي قبل أن تكتب المواصفات الفنية وقبل أن يعرض عليك أي مورد شاشة الصلاحيات في نظامه. إن كنت تبحث عن تعريف الصلاحيات المبنية على الأدوار وأهميتها فقد تناولناها في أهمية الصلاحيات في أنظمة إدارة الوثائق. هنا نركز على أداة عمل: كيف تبني المصفوفة، ومن يشارك فيها، وكيف تحولها إلى متطلبات قابلة للاختبار.

لماذا تُبنى المصفوفة قبل الشراء لا بعده؟

في أغلب المشاريع تُؤجل الصلاحيات إلى مرحلة التهيئة. يوقّع العقد، ثم يجلس فريق التنفيذ مع الإدارات ليسألها «من يرى ماذا؟». عندها تظهر أسئلة كان يجب أن تُحسم قبل اختيار النظام:

• الإدارة القانونية تريد أن يرى المدير المالي بند الدفع في العقد دون بقية الملف. هل يدعم النظام صلاحية على مستوى المستند المنفرد، أم على المجلد فقط؟
• الموارد البشرية تريد أن يرى مدير الإدارة ملفات موظفيه فقط لا ملفات الإدارات الأخرى. هل تتبع الصلاحيات الهيكل التنظيمي تلقائيًا، أم تُضبط يدويًا لكل مدير؟
• لجنة المراجعة الداخلية تحتاج اطلاعًا مؤقتًا على ملفات المشتريات لمدة شهر. من يمنح هذا الاطلاع، وكيف يُسحب؟

كل سؤال من هذه يؤثر في اختيار النظام وفي نطاق التخصيص وفي عدد الأيام التي يحتاجها التنفيذ. والمصفوفة المكتوبة مسبقًا تحوّل هذه الأسئلة من مفاجآت إلى متطلبات معلنة يرد عليها كل مورد كتابيًا.

وهناك سبب ثانٍ يخص الجهات المشمولة بالضوابط الأساسية للأمن السيبراني (ECC-2:2024) الصادرة عن الهيئة الوطنية للأمن السيبراني: الضابط 2-2-3-3 يطلب منح الصلاحيات وفق مبادئ الحاجة إلى المعرفة والاستخدام، والحد الأدنى من الصلاحيات، وفصل المهام. والضابط 2-2-3-5 يطلب مراجعة الهويات والصلاحيات دوريًا. لا يمكنك إثبات أي من المبدأين دون وثيقة مكتوبة تقول ما الصلاحية المقصودة لكل دور. المصفوفة هي هذه الوثيقة، والنظام أداة تطبيقها.

مكونات المصفوفة: ثلاثة محاور وقيد

قبل أن تفتح جدولًا فارغًا، اتفق مع فريقك على المحاور الثلاثة. الخلط بينها هو سبب أغلب المصفوفات التي تتضخم ثم تُهمل.

المحور الأول: من؟ الأدوار لا الأشخاص

الصف أو العمود في المصفوفة يمثل دورًا، مثل «محاسب ذمم دائنة» أو «مدير مشروع» أو «أخصائي موارد بشرية»، لا اسم موظف. الشخص ينتقل ويغادر، والدور يبقى. وإن كانت مؤسستك تستخدم الدليل النشط (Active Directory)، فالأدوار الأقرب للتطبيق هي المجموعات الموجودة فيه أو مجموعات جديدة تنشئها لهذا الغرض.

قاعدة عملية: إن تجاوز عدد الأدوار عدد الإدارات مضروبًا في ثلاثة، فغالبًا تخلط بين الدور والشخص، أو بين الدور والاستثناء.

المحور الثاني: ماذا؟ فئات الوثائق ومستوى تصنيفها

الفئة مجموعة وثائق لها مالك واحد وحساسية متقاربة، مثل «عقود المشاريع» أو «مسيرات الرواتب» أو «محاضر مجلس الإدارة». لا تبنِ المصفوفة على المجلدات الحالية في الخادم المشترك، لأنها تعكس عادات الحفظ لا طبيعة الوثائق. ابدأ من جرد الإدارات لوثائقها، وقد فصّلنا طريقته في جرد احتياجات الإدارات قبل طرح مشروع الأرشفة.

أضف لكل فئة مستوى تصنيفها. الجهات العامة تعتمد المستويات الأربعة في سياسة تصنيف البيانات لمكتب إدارة البيانات الوطنية: سري للغاية، وسري، ومقيد، وعام. والشركات تستطيع أن تعتمد مستويات مشابهة. وتربط ضوابط مكتب إدارة البيانات الوطنية في مجال إدارة الوثائق والمحتوى (DCM.4.3) الوصول القائم على الأدوار بمعايير التصنيف صراحة، أي أن مجموعات الوصول تُعرَّف وفق التصنيف.

المحور الثالث: أي عملية؟

«يصل» كلمة لا تكفي. فرّق بين العمليات التالية لأن مخاطرها مختلفة:

• العرض: فتح الوثيقة داخل النظام.
• التنزيل والطباعة: إخراج نسخة من النظام. افصلها عن العرض في المصفوفة حتى لو لم تكن متأكدًا أن النظام يفصل بينهما، لأن هذا بالضبط ما ستسأل عنه في العرض التوضيحي. وقد خصصنا لذلك مقال أسئلة ضوابط التنزيل والطباعة في العرض التجريبي.
• الإضافة: رفع وثيقة جديدة إلى الفئة.
• التعديل: رفع إصدار جديد أو تعديل البيانات الوصفية.
• الاعتماد: الموافقة ضمن مسار عمل.
• الحذف: وهو أخطر العمليات، ويستحق عمودًا مستقلًا دائمًا.
• إدارة الصلاحيات: منح الآخرين حق الوصول. من يملك هذه العملية هو في الحقيقة مالك الفئة.

القيد: النطاق

كثير من الصلاحيات صحيحة بشرط. مدير الفرع يرى عقود فرعه فقط، ومدير المشروع يرى مستخلصات مشروعه فقط. سجّل القيد في الخلية نفسها (مثلًا: «ع — لمشروعه»)، لأنه يحدد إن كنت تحتاج صلاحيات هرمية تتبع الهيكل التنظيمي أم مجلدًا مستقلًا لكل مشروع.

كيف تبنيها: أربع جلسات عمل

لا يبني المصفوفة فريق تقنية المعلومات وحده، ولا تبنيها كل إدارة منفردة. الطريقة التي تنجح عادة هي جلسات قصيرة بترتيب محدد:

1. جلسة الفئات مع مدير الوثائق اجمع قائمة فئات الوثائق من الجرد، وعيّن لكل فئة مالكًا بالمسمى الوظيفي (مثل «مدير الشؤون القانونية لفئة العقود»)، ومستوى تصنيف. الناتج قائمة بين 15 و40 فئة في مؤسسة متوسطة، ولا تحتاج أكثر من ذلك في البداية.
2. جلسة الأدوار مع الموارد البشرية وتقنية المعلومات استخرج الأدوار من الهيكل التنظيمي ومن مجموعات الدليل النشط، ودمج المتشابه منها. أضف الأدوار غير الظاهرة في الهيكل: مسؤول النظام، والمراجع الداخلي، والمراجع الخارجي، ومستخدم المورد أو الاستشاري إن وُجد.
3. جلسة التعبئة مع كل مالك فئة يملأ المالك صف فئته: أي دور يحتاج أي عملية، وبأي قيد. اطلب منه أن يبرر كل خلية بحاجة عمل، لا بعادة قائمة. الخلية الفارغة تعني «لا وصول»، وهذا هو الأصل.
4. جلسة التقاطعات مع الأمن والالتزام راجع الصفوف معًا بحثًا عن ثلاث مشكلات: دور يستطيع إنشاء المستند واعتماده معًا (تعارض في فصل المهام)، ودور يملك الحذف دون حاجة، ودور يملك إدارة الصلاحيات خارج فئته. ثم يوقّع مالك كل فئة على صفه.

نموذج المصفوفة مع مثال معبأ

استخدم الرموز التالية في الخلايا، واترك الخلية فارغة عند عدم الوصول: ع عرض، ت تنزيل وطباعة، ض إضافة، ل تعديل وإصدار جديد، م اعتماد، ح حذف، إ إدارة الصلاحيات. والقيد يُكتب بعد شرطة.

التقاطعات بين الإدارات: أين تتعقد المصفوفة؟

الصلاحيات داخل الإدارة الواحدة سهلة نسبيًا. الصعوبة في الوثائق التي تملكها إدارة وتحتاجها أخرى. أمامك ثلاثة أنماط، ولكل منها أثر على النظام الذي تختاره:

النمط الثالث هو ما تحاول المصفوفة القضاء عليه. إن وجدت أن الإدارات لا تستطيع العمل دون نسخ، فالمشكلة غالبًا أن النظام الحالي لا يدعم النمط الأول أو الثاني. سجّل هذه الحالات تحديدًا، لأنها ستكون أقوى سيناريوهات الاختبار. والفرق بين النمطين الأول والثاني قرار مستقل تناولناه بالتفصيل في صلاحيات المجلد أم المستند: أي مستوى تحتاجه إجراءات مؤسستك.

من المصفوفة إلى الكراسة والعرض التوضيحي

المصفوفة ليست مرفقًا يُلصق في الكراسة كما هو، فالمورد لا يستطيع التعليق على مئات الخلايا. استخرج منها متطلبات مكتوبة وأرقامًا وسيناريوهات.

أرقام تذكرها في طلب العرض

• عدد الأدوار المتوقع، وعدد فئات الوثائق، وعدد المستخدمين الذين سيُستوردون من الدليل النشط.
• عدد الإدارات والفروع التي تحتاج صلاحيات تتبع الهيكل التنظيمي.
• عدد الحالات التي تحتاج صلاحية على مستوى المستند المنفرد، ولو تقديريًا.

سيناريوهات تختبرها في العرض

اختر من المصفوفة ثلاث حالات صعبة لا حالات سهلة: فئة سرية مع استثناء على مستند واحد، ودورًا مقيدًا بمشروعه، ووصولًا مؤقتًا للمراجع. اطلب من المورد تهيئتها أمامك بحسابات اختبار، ثم ادخل بكل حساب وحاول الوصول إلى ما لا يجب أن يراه، بما في ذلك البحث داخل النص، لأن نتائج البحث التي تكشف عنوان وثيقة سرية أو مقتطفًا منها ثغرة حقيقية. وحين يحين الاستلام، تتحول هذه الحالات إلى اختبار رفض منظم بوثائق مزروعة وقاعدة قبول ملزمة، كما في اختبار صلاحيات الاطلاع على الوثائق السرية قبل الاستلام.

أخطاء تفسد المصفوفة

كيف تطبّق المصفوفة على وثيقة

يتيح وثيقة صلاحيات مبنية على الأدوار (RBAC) بأدوار مخصصة مثل القارئ والمحرر والمعتمد والمشرف، تُطبق على مجموعات مستخدمين. وتُمنح الصلاحيات على مستوى المجلد وعلى مستوى المستند المنفرد، مع دعم صلاحيات هرمية تتبع الهيكل التنظيمي. وهذا يغطي الأنماط الشائعة في المصفوفة: الفئة الكاملة للدور، والقيد بالإدارة أو الوحدة، والاستثناء على مستند بعينه.

ويتيح وثيقة تقييد التنزيل والطباعة بشكل مستقل عن العرض، مع علامة مائية على المستندات الحساسة، فيطبق عمود «ت» في المصفوفة كما هو، وتُضبط القواعد لكل فئة وتصنيف أثناء التهيئة.

ويتكامل وثيقة مع Active Directory وLDAP لاستيراد المستخدمين والأقسام، ويدعم الدخول الموحد عبر SAML وOIDC، فتبني الأدوار على مجموعات قائمة بدل إنشاء الحسابات يدويًا. ويدعم المصادقة الثنائية عبر SMS أو تطبيقات المصادقة، وقفل الحساب بعد محاولات دخول فاشلة متكررة مع تنبيه المسؤول. ويوثق سجل التدقيق من فتح أي وثيقة أو عدّلها أو حذفها أو نزّلها، ومتى، ومن أي عنوان IP وجهاز، إلى جانب عمليات الدخول، ويُصدَّر بصيغتي PDF وExcel، فتستطيع مقارنة ما حدث فعلًا بما تنص عليه المصفوفة.

واطلب في العرض التوضيحي تهيئة حالات من مصفوفتك أمامك، ومنها النقاط التالية:

• منع التنزيل والطباعة لفئة بعينها، وكيف يظهر ذلك للمستخدم.
• آلية الوصول المؤقت وانتهاؤه.
• شكل تقرير الصلاحيات الذي يخدم المراجعة الدورية.
• أثر صلاحيات المستخدم على نتائج البحث داخل النص والبحث الدلالي والمساعد الذكي.

التفاصيل التقنية للتشفير والمصادقة وسجل التدقيق في صفحة الأمان والحوكمة، وأنواع الأدوار وطريقة إسنادها في قسم الصلاحيات في صفحة المميزات.

جلسة الفئات هذا الأسبوع

• اعقد جلسة الفئات هذا الأسبوع، واخرج منها بقائمة فئات لكل منها مالك وتصنيف.
• عبّئ المصفوفة لثلاث إدارات فقط كمرحلة أولى، واختر منها الحالات الصعبة.
• أرسل الحالات الصعبة مع طلب العرض التوضيحي، واطلب أن يُهيّئها المورد على بيئة التجربة لا أن يشرحها على شرائح.

إن أردت أن نراجع مصفوفتك الأولية ونبين كيف تُطبق على وثيقة، ابدأ من صفحة الأمان واحجز عرضًا توضيحيًا على حالاتك.