هل يمكن للذكاء الاصطناعي قراءة العقود والفواتير؟

هذا الدليل للمدير المالي، والمستشار القانوني، ومدير المشتريات، ومن يدرس أتمتة إدخال بيانات الفواتير أو متابعة العقود. ستجد مثالين عمليين لما يُستخرج فعلًا، والعوامل التي تحدد الدقة، وأين يتوقف دور الذكاء الاصطناعي ويبدأ دور الموظف أو التكامل مع الأنظمة الأخرى.

الفرق بين «رؤية» النص و«فهمه»

التعرف الضوئي على الحروف (OCR) يحوّل صورة الفاتورة إلى نص، فيرى أن فيها أرقامًا وكلمات. أما الاستخراج بالذكاء الاصطناعي فيخطو خطوة أبعد: يفهم أن هذا الرقم هو «الإجمالي» لا «رقم الفاتورة»، وأن هذا التاريخ هو «تاريخ الاستحقاق» لا «تاريخ الإصدار»، وأن هذا الاسم هو «المورد». الخطوة الأولى شرط للثانية، فإن كان OCR ضعيفًا على مستند ممسوح فسيضعف الاستخراج أيضًا. الشرح التفصيلي للفرق في OCR أم استخراج بيانات ذكي: ما الذي يحتاجه مشروعك فعليًا؟، ولأساسيات OCR نفسه راجع ما هو OCR وكيف يحوّل الصور إلى بيانات قابلة للبحث.

الفاتورة: من نص إلى حقول

خذ فاتورة مبسطة من مورد تقنية إلى شركة مقاولات. الأسماء افتراضية:

العقد: البنود المهمة دون قراءة 20 صفحة في كل مرة

العقود أطول وأقل توحيدًا من الفواتير، والقيمة فيها مختلفة. لا تحتاج أن تستخرج كل شيء، بل الحقول التي تبني عليها متابعة أو قرارًا. مثال لعقد توريد افتراضي من 18 صفحة:

حين يستخرج النظام تاريخ الانتهاء، يمكنك أن تسأل المساعد مثلًا: «ما عقود التوريد التي تنتهي هذا الشهر؟». ولتحويل هذه التواريخ إلى مهام متابعة منظمة، راجع استخراج تواريخ انتهاء العقود وتحويلها إلى مهام متابعة. وتحديد حقول العقود العربية ومعايير قبولها مشروح في استخراج البيانات من العقود العربية: كيف تحدد الحقول ومعايير القبول؟.

ما أنواع المستندات المناسبة للاستخراج؟

ولأن الفواتير كثيرًا ما تحتوي جداول، راجع معايير تقييم الحلول في استخراج الحقول من الجداول والفواتير: معايير تقييم الحلول.

الدقة: ما الذي يحددها، وكيف تقيسها؟

تُعرض في المواد التسويقية نسب دقة مرتفعة للاستخراج، لكنها تُقاس على مستندات يختارها صاحب العرض. الأصح أن تعرف ما يرفع دقتك أنت وما يخفضها:

• ترفعها: مستندات رقمية أصلية أو ممسوحة بجودة جيدة، وقوالب متكررة من الموردين أنفسهم، وحقول محددة بوضوح.
• تخفضها: مسح رديء أو مائل، وجداول معقدة متعددة الأعمدة، وخط يد، وأختام فوق النص، ووثائق قديمة متآكلة، وخلط لغات وأرقام في السطر نفسه.

1. حدّد الحقول. خمسة إلى ثمانية حقول لكل نوع مستند، لا أكثر، في البداية.
2. جهّز عينة بإجاباتها. 50 فاتورة من موردين مختلفين و20 عقدًا، مع القيم الصحيحة لكل حقل.
3. قِس كل حقل وحده. قد يكون الإجمالي ممتازًا وتاريخ الاستحقاق أضعف. القياس الإجمالي يخفي ذلك.
4. ضع قاعدة مراجعة. حدّد الحقول التي تُراجع دائمًا، كالمبالغ فوق حد معين، والحقول التي يكفي فيها أخذ العينات.

من يفعل ماذا؟ النظام والموظف والمختص

حدّد الأدوار من بداية المشروع، ولا تفترض أن الآلة ستقوم بكل شيء أو أن الموظف سيراجع كل شيء:

• النظام: يقرأ المستند، ويقترح نوعه، ويستخرج الحقول، ويجعل النص قابلًا للبحث، ويسجل كل من فتح المستند أو عدّله.
• موظف الإدخال أو المشتريات: يراجع الحقول المستخرجة، ويصحح ما يلزم، ويعتمدها قبل أن تُبنى عليها متابعة أو دفعة.
• المدير المالي: يحدد الحدود التي تستوجب مراجعة إلزامية، مثل المبالغ الكبيرة أو الموردين الجدد، ويعتمد الدفعات عبر مسار الموافقة.
• المستشار القانوني: يستخدم التلخيص والبحث للوصول إلى البنود بسرعة، ويبقى حكمه على البند مبنيًا على النص الأصلي.
• تقنية المعلومات: تحدد مع المورد نطاق أي ربط بالأنظمة الأخرى، واتجاه تبادل البيانات، ومعالجة الأخطاء.

أين يخطئ المشترون عادة؟

• الحكم من عرض على مستندات المورد. المستندات النموذجية نظيفة وموحدة. اجلب فواتيرك الأصعب وعقودك الأقدم.
• طلب استخراج كل شيء. عشرون حقلًا لكل عقد تعني مراجعة أطول وفائدة أقل. ابدأ بالحقول التي تبني عليها قرارًا أو متابعة.
• الخلط بين الأرشفة والفوترة والمحاسبة. لكل نظام دوره. حدّد أين يُعتمد القيد وأين تُحفظ الفاتورة، ولا تفترض أن الأرشفة ستحل محل أحدهما.
• إهمال الملاحق والتعديلات. العقد الأصلي قد لا يعكس القيمة أو المدة الحالية. اربط الملحق بعقده، وحدّد أيهما مصدر الحقل.
• نسيان الصلاحيات. ملخص عقد سري يجب ألا يظهر لمن لا يحق له فتح العقد نفسه. اختبر ذلك في العرض.

بعد الاستخراج: إلى أين تذهب البيانات؟

قيمة الحقول المستخرجة تزيد حين تصل إلى النظام الذي يحتاجها. يتكامل وثيقة تكاملًا جاهزًا مع SAP ERP وOracle وMicrosoft 365 والبريد الإلكتروني، ويوفر REST API للتوصيل مع الأنظمة الأخرى. أما إرسال بيانات الفاتورة إلى نظام محاسبة آخر، أو مطابقتها آليًا مع أمر الشراء، فيُنفَّذ عبر واجهة API ويُحدَّد نطاقه في العرض الفني. اسأل عن اتجاه المزامنة، ومن يعتمد القيد النهائي، وماذا يحدث عند اختلاف القيم، وكيف تُسجَّل كل عملية تبادل حتى يمكن تتبعها لاحقًا. التفاصيل في هل نظام الأرشفة يتكامل مع ERP وCRM؟.

كيف يقرأ وثيقة العقود والفواتير

يطبّق وثيقة OCR للعربية والإنجليزية على المستندات الممسوحة، ويقترح تصنيف المستند ووسومه عند الرفع، ويستخرج البيانات الرئيسية مثل أطراف العقد وقيمته وتاريخ انتهائه. ويتيح بحثًا دلاليًا يفهم المعنى، ومساعدًا تحادثيًا بالعربية يجيب عن أسئلة حول المستندات ويلخّصها، مع صلاحيات مبنية على الأدوار وسجل تدقيق لكل فتح وتعديل. ويمكن ربط الاعتماد بمسارات موافقة مخصصة لكل نوع مستند، كالعقود والفواتير، تنتهي بأرشفة نهائية تلقائية. تتوفر هذه القدرات في الباقة الاحترافية فما فوق. للصورة الكاملة لاستخدامات الذكاء الاصطناعي في الأرشفة راجع كيف يُستخدم الذكاء الاصطناعي في أرشفة الملفات.

الخطوة التالية

اختر نوعًا واحدًا، الفواتير أو العقود، وجهّز عينة بحقولها الصحيحة. ثم راجع قدرات OCR والذكاء الاصطناعي في وثيقة، واطلب عرضًا توضيحيًا تُستخرج فيه حقول عينتك أمامك، أو جرّبها خلال التجربة المجانية لمدة 30 يومًا.