أرشفة الموارد البشرية: ملف الموظف الإلكتروني والصلاحيات والربط مع نظام HR

هذا الدليل لمدير الموارد البشرية ومسؤول شؤون الموظفين، ولمدير تقنية المعلومات الذي سيربط الأرشيف بنظام الموارد البشرية القائم. يناسبك إن كان ملف الموظف لديكم موزعًا بين خزانة ورقية ومجلد على جهاز وبريد إلكتروني ونظام رواتب، أو إن كان تجهيز ملفات عدد من الموظفين لتدقيق داخلي أو خارجي يستغرق أيامًا.

وثائق الموارد البشرية: الأنواع ومستوى الحساسية

ليست كل وثائق الموظف متساوية في حساسيتها. ولا يصح القول إن «كل بيانات الموظفين بيانات حساسة». نظام حماية البيانات الشخصية يحدد فئات بعينها للبيانات الحساسة، ومنها البيانات الصحية. أما بقية بيانات الموظف فبيانات شخصية تحتاج حماية، لكنها لا تخضع بالضرورة للأحكام نفسها. والتمييز بينها يحدد الصلاحيات:

بعد اعتماد المصفوفة، اختبرها بحالات حدّية: مدير انتقل من إدارة إلى أخرى، هل يفقد الاطلاع على ملفات فريقه السابق؟ وموظف رواتب، هل يستطيع فتح تقرير طبي مرفق بطلب إجازة؟

دورة حياة ملف الموظف

يُفتح ملف الموظف عند التعيين، وتُضاف إليه الوثائق طوال الخدمة. وعند النقل أو الترقية تتغير صلاحيات الاطلاع دون أن يتغير الملف نفسه. وعند انتهاء الخدمة يُقفل الملف ويُوقف الحساب، ثم يُحفظ حتى نهاية مدة الاحتفاظ المعتمدة، وبعدها يُتلف بقرار موثق.

ثلاث نقاط في هذا المسار تستحق الانتباه:

• التعيين: قائمة الوثائق المطلوبة لكل فئة وظيفية تُعرَّف مرة واحدة. أما التنبيه الآلي على الوثيقة الناقصة فمتطلب تخصيص يُحدَّد في النطاق ويُختبر في العرض.
• النقل: إن كانت الصلاحيات تُستورد من Active Directory أو LDAP، ينتقل المدير في الهيكل فتتغير صلاحياته تلقائيًا. اختبر ذلك قبل الاستلام.
• المغادرة: إيقاف الحساب يجب ألا يمس الملفات ولا سجل ما فعله الموظف. تفصيل ذلك في إيقاف وصول الموظف المغادر دون فقد السجل التاريخي.

ما يطلبه نظام حماية البيانات الشخصية من أرشيف الموارد البشرية

الجهة المختصة بتطبيق النظام هي الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا). ومن أحكامه ولائحته التنفيذية ما يمس ملف الموظف مباشرة:

• صور الهوية والإقامة: تنص المادة الحادية والثلاثون من اللائحة التنفيذية على الامتناع عن تصوير الوثائق الرسمية المحددة للهوية أو نسخها، إلا بطلب من جهة عامة مختصة أو تنفيذًا لنظام. وتوجب حمايتها وإتلافها فور انتهاء الغرض ما لم يوجد متطلب نظامي للاحتفاظ. راجع مع مستشاركم الأساس النظامي لكل نسخة هوية في ملفات الموظفين.
• البيانات الصحية: تنص المادة الثالثة والعشرون من النظام على قصر الاطلاع على البيانات الصحية على أقل عدد ممكن من الموظفين. ولهذا خُصص لها صف مستقل في المصفوفة أعلاه.
• الاحتفاظ والإتلاف: تُتلف البيانات بعد انتهاء الغرض، ويجب الاحتفاظ بها إن وُجد مسوغ نظامي يوجب ذلك لمدة محددة، فتُتلف بعد انتهاء هذه المدة أو انتهاء الغرض أيهما أطول (المادة الثامنة عشرة). والإتلاف يشمل النسخ الاحتياطية (المادة الثامنة من اللائحة).
• حقوق الموظف صاحب البيانات: له حق الوصول إلى بياناته والحصول على نسخة منها وتصحيحها (المادة الرابعة). وتُنفَّذ الطلبات خلال 30 يومًا قابلة للتمديد 30 يومًا مع الإشعار (المادة الثالثة من اللائحة).
• مسؤول حماية البيانات وسجل المعالجة: يجب تعيين مسؤول حماية بيانات في حالات منها معالجة بيانات حساسة (المادة الثانية والثلاثون من اللائحة). ويُحتفظ بسجل أنشطة المعالجة طوال فترتها وخمس سنوات بعدها (المادة الثالثة والثلاثون).

الربط مع نظام الموارد البشرية: عبر واجهة برمجية وبنطاق مكتوب

أغلب الجهات لديها نظام موارد بشرية أو رواتب قائم، وهو مصدر بيانات الموظف: الرقم الوظيفي، والإدارة، والمسمى، وتاريخ التعيين. نظام الأرشفة لا يستبدله، بل يحفظ الوثائق المرتبطة به. ويتكامل وثيقة مع أنظمة الموارد البشرية عبر REST API، ويُحدَّد نطاق الربط في العرض الفني بعد معرفة النظام وإصداره. هذا نموذج لما تكتبه:

التفصيل الكامل لهذا الربط واختبار قبوله في ربط نظام الموارد البشرية بأرشيف ملفات الموظفين. وأنواع التكامل الثلاثة (قياسي، وعبر API، وتخصيص) في صفحة التكاملات.

مثال توضيحي: طلب تدقيق على ملفات عشرين موظفًا

أخطاء شائعة في مشاريع أرشفة الموارد البشرية

• مسح كل ملفات الموظفين القدامى دفعة واحدة: ابدأ بالموظفين الحاليين، ثم انتقل إلى من انتهت خدمتهم حسب الحاجة، واترك قرار إتلاف ما انتهت مدته لقرار موثق.
• مجلد واحد «سري» لكل شيء حساس: التقرير الطبي والإنذار التأديبي حساسان بطريقتين مختلفتين، ويطّلع عليهما أشخاص مختلفون. افصلهما.
• بناء الصلاحيات بأسماء الأشخاص: حين يتغير المدير يجب تعديل عشرات الصلاحيات يدويًا. ابنها على الأدوار والهيكل.
• تأجيل الربط مع نظام الموارد البشرية إلى ما بعد الإطلاق: إن كان الربط جزءًا من الحل، فاكتبه في النطاق من البداية. وإلا ستعتاد الإدارة على الرفع اليدوي المزدوج.

ما يقدمه وثيقة لقسم الموارد البشرية

• صلاحيات هرمية تتبع الهيكل التنظيمي، على مستوى المجلد والمستند، مع استيراد المستخدمين والأقسام من Active Directory أو LDAP.
• مسارات موافقة للإجازات والقرارات متعددة المراحل، مع إشعار بالبريد وSMS، وتحويل تلقائي إلى مسؤول بديل عند تجاوز المهلة، وأرشفة نهائية بعد الاعتماد.
• ربط الماسح الضوئي وOCR عربي وإنجليزي، فتصبح المؤهلات والعقود الورقية القديمة قابلة للبحث.
• تصنيف واقتراح تصنيف عند الرفع، واستخراج بيانات رئيسية من الوثائق. اطلب في العرض اختبار استخراج تواريخ انتهاء الإقامات والعقود من وثائقكم.
• سجل تدقيق لكل فتح وتنزيل، يجيب عن سؤال «من اطلع على ملف هذا الموظف؟».
• جداول مدد احتفاظ بإتلاف آلي عند انتهائها، مع تعليق الإتلاف لملف يخضع لنزاع أو تحقيق. وتُضبط المدد لكل مجموعة وثائق وفق سياسة الجهة أثناء التهيئة.
• اكتشاف البيانات الشخصية الحساسة داخل الوثائق، كصور الهوية والتقارير الطبية، لتُعامل بصلاحيات أضيق.
• تقارير بتصدير Excel عن الوثائق وحالة المعاملات.

ويبقى في النطاق اطلاع الموظف على ملفه بنفسه والتنبيه الآلي بالوثائق الناقصة. هذان متطلبا تخصيص يُحدَّدان ويُختبران قبل التعاقد.

الخطوة التالية

اعتمد مصفوفة الصلاحيات مع الإدارة القانونية، واملأ نموذج متطلبات الربط، ثم اطلب عرضًا توضيحيًا على ملفات خمسة موظفين بعد إخفاء بياناتهم. وضمّنها حالة نقل وحالة مغادرة وحالة فيها تقرير طبي. ولمتطلبات اختيار النظام حين يحتوي الأرشيف بيانات حساسة راجع إدارة الوثائق المحتوية على بيانات شخصية حساسة، وللإطار العام نظام حماية البيانات الشخصية والأرشفة الإلكترونية.