اختبارات مطابقة الملفات والبيانات بعد كل دفعة ترحيل

«نُقل كل شيء بنجاح» جملة يسمعها كل من أدار ترحيلًا، وقلما تكون دقيقة. أداة النقل تقيس ما نقلته، لا ما كان يجب أن تنقله. ما يلي موجه لمدير المشروع من جهة العميل، ولمدير الأرشيف الذي سيوقّع على قبول كل دفعة: فحوص محددة يمكن كتابتها في العقد وتنفيذها بعد كل دفعة، مع شكل التقرير الذي يثبت نتيجتها.

معادلة المطابقة: لماذا تبدأ بالأعداد

الأعداد تبدو فحصًا بدائيًا، لكنها تكشف أخطر المشكلات: الملفات التي لم يرها أحد. أداة ترحيل تخطت مجلدًا بسبب مسار طويل أو صلاحية ممنوعة لن تسجله كفشل؛ ستسجل نجاح كل ما رأته. الطريقة الوحيدة لاكتشاف ذلك أن تبدأ من جرد المصدر المستقل عن أداة النقل، وتسأل عن مصير كل سطر فيه.

لذلك قسّم كل ملف في جرد الدفعة إلى واحدة من أربع خانات، ولا يُقبل ملف بلا خانة:

إن لم يساوِ مجموع الخانات الأربع عدد الجرد، فهناك ملفات «مفقودة» لم يرها أحد، والدفعة لا تُقبل حتى يُفسَّر الفرق. طبّق المعادلة نفسها على الحجم بالبايت أيضًا؛ تطابق العدد مع اختلاف الحجم قد يعني ملفات وصلت مبتورة.

طبقات الفحص الخمس بعد المعادلة

الطبقة 1: سلامة المحتوى

لكل ملف منقول، تُقارن بصمته الرقمية (مثل SHA-256) في المصدر ببصمته في الوجهة. هذا فحص آلي كامل لا عينة، لأنه رخيص نسبيًا ويثبت أن المحتوى وصل كما هو بالبايت. استثناء واحد يحتاج تعاملًا خاصًا: الملفات التي يُقصد تحويلها أثناء الترحيل (مستند Google يُصدَّر إلى PDF، أو صورة تُحوَّل إلى PDF قابل للبحث). هذه لا تطابق بصمتها بالتعريف، فتُحفظ بصمة الأصل وبصمة الناتج معًا، ويُفحص الناتج بالعينة بصريًا.

الطبقة 2: صحة الحقول

الحقول تُفحص على مستويين. آليًا على كل السجلات: هل الحقول الإلزامية مملوءة؟ هل القيم ضمن القوائم المسموحة؟ هل التواريخ صالحة ومنطقية (لا تاريخ عقد في المستقبل البعيد، ولا سنة 1900 الناتجة عن حقل فارغ)؟ هل يطابق المعرّف القديم سطرًا في الجرد؟ وبشريًا على عينة: موظف أرشيف يفتح السجل في النظامين ويقارن الحقول بالقيم الأصلية وبالوثيقة نفسها. العينة تُختار طبقيًا: من كل نوع وثيقة، ومن كل مصدر أو مجلد رئيسي، ومن الملفات الكبيرة والصغيرة، لا من أول مئة سجل.

قواعد المطابقة التي يُفحص عليها هي نفسها التي اعتُمدت قبل الترحيل، كما في مطابقة حقول النظام القديم مع الجديد. الفحص يقيس الالتزام بالقواعد، لا يعيد تصميمها.

الطبقة 3: البحث والتعرف على النص

الملف المنقول بحقول صحيحة قد يكون غير قابل للبحث إن لم يمر OCR عليه أو لم يكتمل فهرسته. افحص:

• نسبة الملفات الممسوحة في الدفعة التي أصبح لها نص مستخرج.
• بحث عن عبارات محددة مسبقًا من داخل عينة من الملفات الممسوحة، عربية وإنجليزية، والتأكد من ظهورها.
• بحث بالحقول: رقم معاملة قديم، اسم طرف، سنة؛ والنتيجة الصحيحة في أول النتائج.
• فتح عينة من الملفات الكبيرة والملفات بصيغ أقل شيوعًا والتأكد أنها تُعرض أو تُنزَّل سليمة.

الطبقة 4: الصلاحيات

مقارنة الوصول الفعلي في النظام الجديد بمصفوفة الصلاحيات المعتمدة، مع اختبارات سلبية بحسابات تمثل الأدوار: من يجب ألا يرى هذه الدفعة يحاول البحث فيها وفتح رابط مباشر لإحدى وثائقها. التفاصيل في ترحيل صلاحيات الملفات دون توسيع الوصول. هذه الطبقة تُنفذ والدفعة ما زالت في منطقة استقبال مقيدة، قبل فتحها.

الطبقة 5: إغلاق الاستثناءات

كل ملف في خانة «فاشل» وكل سجل ذهب إلى قائمة استثناءات الحقول يحتاج قرارًا قبل قبول الدفعة: أُعيدت معالجته ونُقل، أو قُبل كما هو بعلامة، أو أُحيل إلى صاحب الإدارة لقرار، أو استُبعد بقرار موقّع. الاستثناءات المعلقة لا تُرحَّل إلى الدفعة التالية بلا قرار؛ فهي تتراكم ثم تُنسى.

تقرير الدفعة: القالب الذي يُوقَّع

النتائج أعلاه تُجمع في تقرير واحد بصيغة ثابتة لكل الدفعات، حتى يمكن مقارنة الدفعات ببعضها وتتبع تحسن الجودة أو تراجعها.

أرفق بالتقرير ملفين لا يُطبعان لكن يُحفظان: جدول الجرد مع خانة كل ملف ومعرّفه الجديد، وسجل الاستثناءات الكامل. هذان الملفان هما دليلك بعد سنوات إن سأل أحد عن ملف بعينه، واحفظهما في الأرشيف الجديد نفسه كوثائق مشروع.

قواعد القبول: اكتبها قبل الدفعة الأولى

أصعب لحظة في الترحيل هي حين يظهر خطأ في دفعة والجدول الزمني ضاغط. إن لم تكن قواعد القبول مكتوبة مسبقًا، سيُقبل الخطأ «مؤقتًا». اتفق مع المورد في العقد أو في خطة الترحيل على:

لاحظ أن ثلاثة فحوص لا تحتمل «قبولًا مشروطًا»: المعادلة، والبصمات، والصلاحيات. الخطأ فيها إما فقدان محتوى أو تسريب وصول، ولا يُصحح بعد الفتح دون أثر. أما عتبة أخطاء الحقول في العينة فهي قرار الجهة حسب حساسية النوع؛ عتبة عقود الموردين غير عتبة المراسلات الروتينية.

ثغرات شائعة في المطابقة

• الاكتفاء بتقرير أداة النقل: يقيس ما نُقل لا ما كان يجب نقله. المعادلة من جرد مستقل.
• عينة غير طبقية: مئة سجل من أول المجلد كلها من نوع واحد وسنة واحدة. الأخطاء تختبئ في الأنواع الأقل تكرارًا.
• فحص الحقول دون فتح الوثيقة: الحقل قد يطابق القيمة القديمة، والقيمة القديمة نفسها خاطئة. العينة البشرية تقارن بالوثيقة أيضًا عند الشك.
• نسيان التغييرات بعد اللقطة: ملفات عُدّلت في المصدر بعد لقطة الجرد وقبل الإغلاق. هذه تُعالج بدفعة تكميلية لها مطابقتها الخاصة، ضمن خطة الانتقال النهائي والرجوع الآمن.
• توقيع المورد وحده: قبول الدفعة قرار العميل. توقيع صاحب الإدارة يعني أنه رأى النتائج، لا أنه وثق بالمورد.

هذه الفحوص تختلف عن اختبارات قبول النظام نفسه قبل الاستلام؛ تلك تختبر أن النظام يعمل، وهذه تختبر أن بياناتك وصلت إليه صحيحة. كلاهما لازم، والأولى تفصيلها في معايير قبول نظام الأرشفة قبل توقيع محضر الاستلام، ويكملهما اختبار قبول المستخدمين لسيناريوهات عملهم اليومية.

من ينفذ كل فحص

توزيع الأدوار يحدد جدية المطابقة أكثر من الأدوات. قاعدة بسيطة: من نفّذ النقل لا يكون وحده من يحكم على نتيجته.

• فريق المورد: يستخرج المعادلة والبصمات والفحوص الآلية للحقول، ويعد قائمة الاستثناءات بأسبابها. هذه أعمال آلية يملك أدواتها.
• فريق تقنية المعلومات لدى الجهة: يأخذ لقطة الجرد المستقلة قبل الدفعة، ويتحقق من المعادلة بنفسه على عينة من الخانات، وينفذ اختبارات الصلاحيات السلبية بحسابات يعدها هو لا المورد.
• موظفو الأرشيف: يراجعون العينة البشرية للحقول، ويبحثون بعبارات الاختبار في الممسوحات، ويقررون في الاستثناءات التي تخص التصنيف.
• صاحب الإدارة: يطلع على التقرير، ويقرر في الاستثناءات التي تخص محتوى إدارته، ويوقع على الفتح.

إن لم يكن لدى الجهة من يستطيع أخذ لقطة الجرد أو تنفيذ الاختبارات السلبية، فاطلب أن يدرب المورد أحد موظفيك على ذلك في الدفعة التجريبية، أو أن تُنفذ بحضوره ويوقع عليها. الهدف ألا يعتمد القبول على ثقة، بل على فحص رآه طرف مستقل.

حجم الدفعة وأثره على المطابقة

الدفعة الكبيرة جدًا تجعل المطابقة بطيئة وتأخر اكتشاف الأخطاء؛ إن كانت هناك قاعدة خاطئة، ستتكرر في آلاف الملفات قبل أن تُرى. والدفعة الصغيرة جدًا تجعل عبء التقارير والتوقيعات أكبر من العمل نفسه. المعيار العملي أن تكون الدفعة وحدة يعرفها صاحبها: إدارة، أو مجلد رئيسي، أو نوع وثيقة، أو سنوات محددة من أرشيف كبير. هكذا يستطيع صاحب الإدارة أن يحكم على النتيجة لأنه يعرف ما يُفترض أن يجده. وابدأ بدفعات أصغر، ثم كبّرها حين تستقر نتائج المطابقة وتقل الاستثناءات؛ أما إن ارتفعت الأخطاء في دفعة ما فعد إلى حجم أصغر حتى يُعرف السبب.

المطابقة في مشروع ترحيل مع وثيقة

تجعل منهجية الترحيل في وثيقة تقرير المطابقة جزءًا من كل دفعة: عدد الملفات وحجمها يطابق تقرير المصدر، وعينة عشوائية تُفتح وتُقارن بالأصل في المحتوى والاسم والتاريخ والحقول، والبحث داخل النص يعمل على الممسوحات المنقولة، وكل مستخدم يرى ما يجب أن يراه فقط وفق مصفوفة الصلاحيات الجديدة، مع قائمة بالملفات التي تعذر نقلها وسبب كل منها وقرار معالجتها. والنظام الجديد نفسه يعين على الفحص: البحث النصي داخل PDF والممسوحات، وOCR العربي والإنجليزي، وسجل التدقيق القابل للتصدير PDF وExcel الذي يوثق اختبارات الصلاحيات، ولوحات البيانات والتقارير المصدَّرة إلى Excel لمقارنة الأعداد.

شكل التقرير، وحجم العينة وطريقة اختيارها، وعتبات القبول لكل نوع وثيقة، يُحدَّد نطاقها في العرض الفني ويُتفق عليها قبل الدفعة الأولى. تفاصيل المنهجية في صفحة خدمة ترحيل الأرشيف.

كيف تبدأ

خذ قالب تقرير الدفعة أعلاه وجدول قواعد القبول، وضع أمام كل عتبة رقمًا تقبله إدارتك لكل نوع وثيقة رئيسي. أرفقهما بطلب العرض أو بخطة الترحيل، واطلب من المورد أن يسلم تقرير الدفعة التجريبية بهذا الشكل تحديدًا. إن لم يستطع ملء المعادلة من جرد مستقل، فستعرف ذلك قبل الدفعة الأولى لا بعد الأخيرة.