ترحيل أرشيفك إلى وثيقة على دفعات قابلة للتحقق

هذه الصفحة لمدير تقنية المعلومات ومسؤول الأرشيف الذي يستبدل نظامًا قائمًا أو ينقل ملفات متفرقة إلى أرشيف منظم. الهدف أن تعرف قبل التعاقد ما سيُنقل، وكيف يُثبت اكتماله، ومتى يُغلق المصدر القديم.

من أين ننقل؟

منهجية الترحيل على مراحل

1. الجرد حصر عدد الملفات وأنواعها وحجمها، وبنية التصنيف الحالية، ومصادر البيانات الوصفية.
2. تصميم التصنيف في وثيقة وضع هيكل المجلدات وأنواع الوثائق والحقول قبل نقل أي ملف. الترحيل فرصة لتصحيح الفوضى لا لنسخها.
3. دفعة تجريبية نقل عينة من إدارة واحدة، ثم التحقق من الملفات والحقول والتصنيف والصلاحيات قبل المتابعة.
4. النقل التدريجي نقل الإدارات دفعة بعد دفعة، مع تقرير مطابقة لكل دفعة.
5. التشغيل المتوازي تذهب المستندات الجديدة إلى وثيقة، ويبقى القديم متاحًا للاطلاع خلال فترة محددة التاريخ.
6. الإغلاق توثيق اكتمال النقل وتاريخ إيقاف المصدر القديم، مع الاحتفاظ بنسخة منه للفترة التي تقررها الجهة.

ما يُحفظ وما يُعاد بناؤه

من الورق إلى الأرشيف

إذا كان جزء من أرشيفك ورقيًا، ينفَّذ المسح الضوئي داخليًا لدى جهتك أو عبر مزود مسح متخصص، ويستقبل وثيقة الناتج فيطبق عليه OCR العربي والإنجليزي ويصنّفه ويفهرسه. يمكن أيضًا ربط الماسح الضوئي بالنظام مباشرة للمسح اليومي. حدّد قبل البدء: الوثائق التي تُمسح أولًا، وجودة المسح المطلوبة، وحقول الفهرسة لكل نوع وثيقة، ومن يراجع النتائج. ولا تتلف الأصول الورقية قبل مراجعة المدد النظامية لحفظها.

كيف يُثبت اكتمال الترحيل

• عدد الملفات وحجمها في كل دفعة يطابق تقرير المصدر
• عينة عشوائية تُفتح وتُقارن بالأصل: المحتوى، والاسم، والتاريخ، والحقول
• البحث داخل النص يعمل على الملفات الممسوحة المنقولة
• كل مستخدم يرى ما يجب أن يراه فقط، وفق مصفوفة الصلاحيات الجديدة
• قائمة بالملفات التي تعذر نقلها مع سبب كل منها وقرار معالجتها

ما نحتاجه لتقدير الترحيل

الخطوة التالية

أرسل المعلومات أعلاه ونعود إليك بخطة ترحيل على دفعات ضمن عرضك. لتأثير الترحيل على التكلفة راجع عوامل التسعير، ولخطة التنفيذ والتدريب راجع التنفيذ والدعم.