تنفيذ وثيقة: المراحل والتخصيص والتدريب والدعم

هذه الصفحة لمدير المشروع ومدير الوثائق ومدير تقنية المعلومات. تريد أن تعرف قبل التوقيع ما الذي سيُسلَّم في كل مرحلة، وما المطلوب من فريقك، وكيف يُدار الدعم بعد الإطلاق.

مراحل التنفيذ

تبدأ المراحل الأولى بجلسة استيعاب المتطلبات التي يبنى عليها عرض السعر المفصل، وتنتهي بمرحلة متابعة يستمر بعدها الدعم وفق مستوى الخدمة المتفق عليه.

ما الذي يُهيَّأ وما الذي يُخصَّص

مسؤوليات فريقك وفريق وثيقة

التدريب حسب الدور

التدريب الواحد لكل المستخدمين يضيّع وقت الجميع. يُقسَّم التدريب عادة إلى ثلاث فئات:

• المستخدمون: الرفع، والبحث، والإصدارات، والمشاركة وفق الصلاحيات، والموافقة على المهام.
• المديرون والمعتمدون: متابعة المسارات، والتفويض، والتقارير.
• مسؤولو النظام والأرشيف: إدارة الأنواع والحقول والصلاحيات، وسجل التدقيق، ومراقبة جودة الفهرسة.

تشمل الباقة المؤسسية فريق تنفيذ ميدانيًا مخصصًا، ويمكن طلب التدريب الحضوري ضمن نطاق العرض.

الدعم ومستويات الخدمة

عند التعاقد، اطلب أن يحدد العقد تصنيف الأعطال حسب الأولوية، وزمن الاستجابة وزمن الحل لكل مستوى، وقنوات التبليغ، وآلية التصعيد.

الاستلام

• سيناريوهات اختبار قبول مكتوبة لكل إدارة، يعتمدها ممثلوها
• مصفوفة الصلاحيات مختبرة بحسابات فعلية من كل دور
• تقارير مطابقة الترحيل معتمدة لكل دفعة
• اختبار استعادة من النسخ الاحتياطية
• توثيق الإعداد وتسليمه لمسؤولي النظام

الخطوة التالية

احجز جلسة استيعاب متطلبات؛ عليها يبنى عرض السعر المفصل. لنطاق الترحيل راجع خدمة الترحيل، ولاختيار نموذج الاستضافة راجع خيارات النشر، ولعوامل التكلفة راجع الأسعار.