إعداد أنواع الوثائق والحقول الخاصة بإجراءات مؤسستك

إن كنت مدير المشروع أو مدير الوثائق، فستجلس مع المورد في مرحلة التصميم، والأفضل أن تصل إلى تلك الجلسة بقائمة أنواع وحقول مدروسة بدل أن تُكتب على عجل في الاجتماع. تحتاجه قبل طلب العرض إن أردت تقديرًا دقيقًا لجهد الإعداد، وتحتاجه مرة أخرى عند اعتماد تصميم التهيئة قبل أن يبدأ فريق التنفيذ في إدخال الإعدادات.

لماذا يحدد «نوع الوثيقة» نجاح المشروع أكثر مما تتوقع؟

نوع الوثيقة في نظام إدارة الوثائق (DMS) ليس تسمية شكلية. هو المفتاح الذي تتعلق به أربعة أشياء في الوقت نفسه: الحقول التي يُطلب إدخالها عند الرفع، ومسار الموافقة الذي يبدأ تلقائيًا، والصلاحيات التي تنطبق، والتقارير التي تحسب المستند ضمنها. إذا عُرّف النوع تعريفًا فضفاضًا مثل «مستندات مالية»، فسيضطر المستخدم إلى وضع الفاتورة وأمر الصرف وكشف الحساب تحت اسم واحد، ولن يستطيع النظام أن يطلق مسار اعتماد الفاتورة وحدها، ولن يظهر في التقرير عدد الفواتير المعلّقة.

وفي الاتجاه المعاكس، الإفراط في التفصيل مشكلة مماثلة. مؤسسة تعرّف ثمانين نوعًا في الإدارة المالية وحدها ستجد أن الموظف يختار أول نوع قريب من القائمة ليُنهي الرفع، فتفقد التصنيفات دقتها خلال أسابيع. الهدف نقطة توازن: نوع مستقل حين يختلف المسار أو الحقول أو الصلاحية، ونوع مشترك مع حقل تمييز حين لا يختلف شيء من ذلك.

استخرج الأنواع من الإجراءات لا من الأرشيف الحالي

الخطأ الأشيع أن يُفتح المجلد الشبكي القديم وتُحوَّل أسماء مجلداته إلى أنواع وثائق. المجلدات تعكس عادات من أنشأها، لا منطق العمل. الأفضل أن تبدأ من دليل الإجراءات أو من مقابلة قصيرة مع كل إدارة، وتسأل عن كل إجراء: ما المستند الذي يبدأ به؟ ما المستندات التي تُضاف في منتصفه؟ ما المستند الذي يُغلقه؟

خذ مثلًا إجراء الشراء في شركة مقاولات متوسطة. المستندات التي تظهر فيه عادة: طلب شراء داخلي، وعروض أسعار الموردين، ومحضر مقارنة العروض، وأمر الشراء المعتمد، وإشعار الاستلام، وفاتورة المورد. هذه ستة مستندات، لكنها لا تعني بالضرورة ستة أنواع. عروض الأسعار ومحضر المقارنة قد تُجمع تحت نوع «مستندات الترسية» بحقل فرعي، لأنها تُراجع معًا ويطّلع عليها الفريق نفسه. أما أمر الشراء والفاتورة فيستحق كل منهما نوعًا مستقلًا، لأن لكل منهما مسار اعتماد مختلفًا وحقلًا ماليًا يدخل في التقارير.

1. اجمع قائمة الإجراءات لكل إدارة من دليل السياسات أو من ممثل الإدارة، واكتفِ في البداية بالإجراءات التي تتكرر شهريًا على الأقل.
2. ارسم المستندات على كل إجراء بترتيب ظهورها: مستند البداية، ومستندات المنتصف، ومستند الإغلاق.
3. طبّق قاعدة الفصل السابقة (المسار، الحقول، الصلاحية) لتقرر أين تدمج وأين تفصل.
4. أضف المستندات غير الإجرائية التي تُحفظ للمرجعية فقط، مثل السياسات والشهادات النظامية، في أنواع محدودة العدد.
5. راجع القائمة مع مالك كل إجراء واطلب منه أن يعتمدها كتابيًا؛ هذا الاعتماد هو ما سيُبنى عليه نطاق التهيئة.

إن لم تكن قد جردت احتياجات الإدارات بعد، فابدأ من جرد احتياجات الإدارات قبل طرح مشروع الأرشفة؛ فهو المدخل الطبيعي لهذا التصميم.

كيف تقرر الحقول: ثلاثة أسئلة لكل حقل مقترح

في ورش التصميم تتكاثر الحقول بسرعة، لأن كل مشارك يتذكر معلومة «قد نحتاجها يومًا». الضابط هنا أن يمر كل حقل مقترح بثلاثة أسئلة قبل قبوله:

• هل سيبحث أحد بهذا الحقل؟ رقم العقد واسم المورد وتاريخ الانتهاء حقول بحث واضحة. «ملاحظات المُدخِل» نادرًا ما يُبحث بها، والبحث داخل النص يغطيها عادة.
• هل سيدخل الحقل في تقرير أو تنبيه؟ قيمة العقد تدخل في تقرير العقود حسب القيمة، وتاريخ الانتهاء يغذي تنبيهات التجديد.
• هل يغيّر الحقل مسار العمل؟ إذا كان اعتماد أمر الشراء فوق حد معيّن يذهب إلى المدير المالي، فالقيمة حقل إلزامي لا غنى عنه.

الحقل الذي يجيب بـ«لا» عن الأسئلة الثلاثة مرشح للحذف أو للتحويل إلى وسم اختياري. هذا لا يقلل جودة الفهرسة، بل يرفعها؛ لأن المستخدم الذي يُطلب منه ثلاثة حقول أساسية يُدخلها بعناية، والذي يُطلب منه اثنا عشر حقلًا يملأ نصفها بأي قيمة.

نوع الحقل مهم بقدر اسمه

حقل «الإدارة» إذا كان نصًا حرًا سيُكتب بخمس صيغ مختلفة: «المشتريات»، «إدارة المشتريات»، «المشتريات والعقود»… والنتيجة تقرير لا يمكن تجميعه. قرر نوع كل حقل صراحة: قائمة مغلقة، أو تاريخ، أو رقم، أو قيمة مالية، أو مرجع لمستخدم، أو نص قصير. واسأل المورد عن كل نوع ستحتاجه: هل هو متاح في الإعداد، أم يحتاج تطويرًا؟

ما يُهيّأ وما يُخصّص: الحد الفاصل الذي يؤثر في السعر

هنا يرتبط التصميم مباشرة بقرار الشراء. معظم أنظمة الوثائق تتيح إنشاء الأنواع والحقول والوسوم من شاشات الإدارة دون برمجة، وهذا ما يسمى التهيئة. لكن بعض المتطلبات تتجاوز الشاشات: حقل يُحسب تلقائيًا من حقلين آخرين، أو تحقق يمنع حفظ عقد تاريخ انتهائه قبل تاريخ بدايته، أو حقل تُجلب قيمته من نظام الموارد البشرية لحظة الرفع. هذه تدخل عادة في نطاق التخصيص، ولها جهد وتكلفة وتأثير في الترقيات المستقبلية.

المشكلة أن الحد بينهما لا يظهر في العرض التوضيحي؛ فالمورد يعرض الأنواع جاهزة، والمشتري يفترض أن كل ما رآه «متاح». لذلك ضع كل متطلب في جدول التصميم مع عمود «طريقة التنفيذ» واطلب من المورد أن يملأه قبل التوقيع:

• تهيئة ضمن الإعداد: يُنفّذ من شاشات الإدارة ويستطيع مسؤول النظام لديك تعديله لاحقًا.
• تخصيص: يحتاج تطويرًا أو إعدادًا فنيًا من المورد، ويُذكر جهده في العرض.
• تكامل: تعتمد قيمته على نظام آخر، ويُحدد اتجاه البيانات وتوقيت المزامنة.
• غير مدعوم: يُعالج بإجراء إداري أو يؤجل.

قالب تعريف نوع وثيقة قابل للنسخ

استعمل القالب التالي لكل نوع في الجدول الذي ستعتمده مع المورد. هو يجمع في صفحة واحدة ما يحتاجه فريق التنفيذ ليُهيئ النوع دون أسئلة متكررة، وما يحتاجه فريقك ليختبره عند الاستلام.

لاحظ بند «الرمز الداخلي الثابت». الأسماء المعروضة تتغير مع إعادة الهيكلة أو التعريب أو توحيد المصطلحات، والتقارير والتكاملات يجب ألا تنكسر حين يحدث ذلك. وإذا كانت مؤسستك تعمل بلغتين فستحتاج أيضًا إلى قواعد تسمية ثنائية اللغة تُبنى على هذا الرمز الثابت.

مثال تشغيلي: من إجراء التعاقد إلى أربعة أنواع

هذا المثال يوضح أمرًا يفوت كثيرًا من المشترين: حقلا «رقم العقد» في الملحق والمراسلات هما ما يسمح لاحقًا بعرض ملف العقد كاملًا من شاشة واحدة. التفكير في الربط بين الأنواع جزء من تصميم الحقول، وليس إضافة لاحقة.

أخطاء تتكرر في هذه المرحلة

النقطة الأخيرة تحديدًا تستحق وقفة: إذا كان لديك نظام أرشفة قديم أو مجلدات منظمة، فإن حقول النوع الجديد يجب أن تُصمم وعينك على مطابقة حقول النظام القديم مع النظام الجديد، وإلا وجدت نفسك تختار بين ترحيل مستندات بحقول ناقصة أو إعادة فهرستها يدويًا.

كيف يتعامل وثيقة مع أنواع الوثائق والحقول

وثيقة نظام سعودي لإدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية، وتقوم التهيئة فيه على ما وصفناه أعلاه. هذا ما يتيحه النظام، وما يُحدَّد نطاقه في العرض الفني:

• متاح في النظام: مستودع مركزي بهيكل مجلدات وفئات هرمي، ووسوم مخصصة وفلاتر متقدمة، وتتبع للإصدارات مع إمكان العودة لأي إصدار سابق. إنشاء الأنواع والحقول والوسوم لكل إدارة جزء من التهيئة في مرحلة التنفيذ.
• متاح في النظام: مسارات موافقة مخصصة لكل نوع مستند ومتعددة المراحل، وهذا ما يجعل ربط النوع بمساره ممكنًا من التصميم.
• متاح في النظام: تصنيف ووسوم تلقائية عند الرفع مع اقتراح التصنيف، واستخراج بيانات رئيسية من المستندات مثل أطراف العقد وقيمته وتاريخ انتهائه. هذا يخفف عبء الإدخال اليدوي للحقول، لكن اعتماد القيمة المقترحة يبقى قرارًا تشغيليًا تحدده أنت، ويستحق اختبارًا على عيّنتك.
• ضمن نطاق تخصيص: منطق التحقق الخاص، والحقول التي تُحسب من أنظمة أخرى، كما توضح صفحة الفرق بين التهيئة والتخصيص في خدمة التنفيذ.
• عبر تكامل: يتكامل وثيقة مع SAP وOracle، فالقيم التي مصدرها هذان النظامان تدخل في إعداد التكامل، وما مصدره أنظمة أخرى يُنفّذ عبر REST API ويحدد نطاقه في العرض الفني.

إن أردت أن ترى كيف يقترح النظام التصنيف قبل أن تعتمد قائمتك، فراجع إعداد التصنيف الآلي مع مراجعة الحالات غير الواضحة.

ابدأ بثلاث إدارات

قبل أن تطلب العرض، جهّز قائمة أولية بالإجراءات الأكثر تكرارًا في ثلاث إدارات، وطبّق عليها القالب أعلاه. هذه القائمة وحدها تجعل تقدير جهد التهيئة أدق، وتكشف مبكرًا المتطلبات التي ستدخل في التخصيص. ولتعرف كيف ستُتابع جودة ما يُدخله المستخدمون في هذه الحقول بعد الإطلاق، راجع متطلبات تقارير متابعة الأرشفة وجودة الفهرسة. ثم احجز جلسة استيعاب المتطلبات واطلب أن يُبنى العرض على جدول الأنواع والحقول الذي أعددته.