اختر الباقة بحسب ما تحتاج أن يفعله النظام، ثم تأكد أن عدد المستخدمين يقع في نطاقها:
- الأساسي (5–30 مستخدمًا): يكفي إن كان احتياجك الحفظ المنظم، والبحث النصي، والصلاحيات حسب الأدوار.
- الاحترافي (30–200 مستخدم): تحتاجه إن كانت لديك موافقات متعددة المراحل، أو أرشيف ممسوح يحتاج OCR، أو ربط مع Microsoft 365.
- المؤسسي (أكثر من 200 مستخدم): يناسبك إن كانت سياستك تشترط الاستضافة على خوادمك، أو تحتاج تكامل SAP أو Oracle واتفاقية مستوى خدمة مخصصة.
هذا الدليل لصاحب المنشأة أو مديرها الإداري أو المالي، بعد أن قرر اعتماد نظام أرشفة وبقي أمامه سؤال: من أي مستوى أبدأ؟ إن كنت ما زلت تقارن بين أنظمة مختلفة أو تتساءل هل تحتاج نظامًا أصلًا، فابدأ بدليل كيف تختار نظام أرشفة لشركة صغيرة ثم عد إلى هنا. أما إن كان سؤالك «كم سيكلف؟» فالعوامل الستة التي تحدد السعر مشروحة في كم تكلفة نظام أرشفة إلكترونية.
لماذا لا يكفي عدد الموظفين لاختيار الباقة؟
شركة من 8 موظفين وشركة من 80 موظفًا لهما احتياجات مختلفة غالبًا، لكن الحجم وحده لا يحسم الاختيار. خذ مثلًا مكتب محاماة صغيرًا يدير عقودًا تمر بثلاث مراحل مراجعة. هذا المكتب يحتاج سير عمل أكثر من شركة توزيع أكبر منه تحفظ فواتيرها فقط. والعكس صحيح: جهة من 35 موظفًا قد يقتصر عملها على حفظ مستندات رقمية والبحث فيها.
لهذا نقترح أن تسأل ثلاثة أسئلة بالترتيب:
- ماذا يجب أن يفعل النظام؟ حفظ وبحث فقط؟ أم موافقات؟ أم OCR لأرشيف ممسوح؟ أم تكامل مع أنظمة أخرى؟
- أين يجب أن تعمل البيانات؟ في السحابة، أم على خوادمكم بقرار من سياسة الأمن لديكم؟
- كم مستخدمًا سيعمل فعلًا على الوثائق؟ خلال السنتين القادمتين، لا اليوم فقط.
الإجابة الأولى تحدد الوحدات، والثانية تحدد نموذج الاستضافة، والثالثة تحدد النطاق. والباقة المناسبة هي التي تغطي الثلاثة دون أن تدفع لما لا تحتاجه.
مسار الاختيار في أربع نقاط قرار
ابدأ بالشروط التي لا تقبل المساومة (الاستضافة والتكاملات الكبرى)، لأنها تنقلك مباشرة إلى المؤسسي. ثم انظر إلى الوحدات: سير العمل وOCR وتكامل Microsoft 365 تبدأ من الاحترافي. إن لم تحتج شيئًا مما سبق وكان مستخدموك 30 أو أقل فالأساسي يكفي. وإن تجاوز عددهم ذلك باحتياج بسيط، فهذه حالة حدّية تُحسم في جلسة المتطلبات.
ماذا يشمل كل مستوى، ولمن يناسب؟
ما يلي مأخوذ من الباقات التوجيهية في صفحة الأسعار، ومعه ما يعنيه عمليًا لمنشأة من كل حجم. السعر لا يظهر هنا لأنه يُحدَّد بعد فهم احتياجك، والباقات نقاط انطلاق قابلة للتعديل.
| البند | الأساسي | الاحترافي | المؤسسي |
|---|---|---|---|
| المستخدمون | 5–30 | 30–200 | أكثر من 200 |
| التخزين | 100GB | 500GB | يُحدَّد بحسب الحاجة |
| إدارة الوثائق والبحث النصي | نعم | نعم | نعم |
| الصلاحيات حسب الأدوار (RBAC) | أساسية | نعم | نعم |
| تشفير AES-256 ومصادقة ثنائية | نعم | نعم | نعم |
| سير العمل والموافقات | لا | نعم | نعم |
| OCR والذكاء الاصطناعي | لا | نعم | نعم |
| تكامل Microsoft 365 | لا | نعم | نعم |
| تقارير متقدمة | لا | نعم | نعم |
| تكامل SAP وOracle | لا | يُناقش في العرض | نعم |
| الاستضافة المحلية على خوادم الجهة | لا | لا | نعم |
| الدعم | بريد وهاتف | أولوية ومدير حساب | على مدار الساعة، وفريق تنفيذ مخصص، واتفاقية مستوى خدمة مخصصة |
التدريب والدعم الفني بالعربية مشمولان في المستويات الثلاثة، والاشتراك متاح شهريًا أو سنويًا أو لعدة سنوات. ويوفّر الاشتراك السنوي حتى 25% مقارنة بالشهري، كما في صفحة الأسعار.
ثلاث منشآت، ثلاثة اختيارات
مكتب محاسبة من 12 موظفًا
ملفات عملاء ضريبية ومالية رقمية في معظمها. يحتاج فصل ملفات كل عميل بصلاحيات، وبحثًا سريعًا داخل الملفات. لا مسارات اعتماد رسمية ولا أرشيف ورقي كبير. نقطة البداية: الأساسي. وإن ظهرت لاحقًا حاجة إلى OCR لمستندات ممسوحة يرسلها العملاء، فالترقية متاحة.
شركة مقاولات من 60 موظفًا
عقود مقاولي الباطن ومحاضر الاستلام تمر بمراجعة فنية ثم مالية ثم اعتماد، وأرشيف ممسوح من مشاريع سابقة، والفريق يعمل على Microsoft 365. نقطة البداية: الاحترافي، بسبب سير العمل وOCR وتكامل Microsoft 365 معًا.
مجموعة من 350 مستخدمًا
عدة شركات تابعة، وسياسة أمن تشترط تشغيل الأنظمة الحساسة على خوادم المجموعة، ومرفقات معاملات في SAP. نقطة البداية: المؤسسي، بسبب الاستضافة المحلية وتكامل SAP ومستوى الخدمة المخصص.
الأمثلة توضيحية لأنماط شائعة، وليست حالات عملاء. قد تختلف نقطة بدايتك إن اختلف احتياج واحد فقط، كأن يحتاج مكتب المحاسبة موافقات داخلية على المستندات قبل إرسالها للعميل.
علامات أنك تجاوزت الأساسي
كثير من المنشآت تبدأ بالأساسي ثم تكتشف الحاجة إلى المزيد بعد أشهر. راقب هذه العلامات في أول ستة أشهر من التشغيل:
- الموافقات تتم خارج النظام: المستند محفوظ في النظام، لكن اعتماده يمر بالبريد أو الواتساب أو التوقيع الورقي. هذا يعني حاجتك إلى سير العمل.
- البحث لا يجد المستندات الممسوحة: الملفات المصورة لا يُبحث في محتواها دون OCR.
- الفريق يعمل في Outlook وTeams وOneDrive ويعيد رفع الملفات يدويًا إلى النظام.
- الإدارة تطلب تقارير دورية عن الاستخدام وحالة المستندات، والتقارير الأساسية لا تكفي.
- عدد المستخدمين يقترب من 30 مع خطة توظيف أو توسع إلى إدارة جديدة.
- السعة تقترب من 100GB بسبب مخططات أو صور أو أرشيف قديم أُضيف.
نصيحة: إن توقعت ظهور علامتين أو أكثر خلال السنة الأولى، فناقش البدء بالاحترافي أو ضع خطة ترقية مكتوبة في العرض بشروطها. الترقية ممكنة في أي وقت، لكن وضوح شروطها مسبقًا أفضل من اكتشافها لاحقًا.
مسار النمو: كيف تنتقل بين المستويات دون إعادة البناء؟
النمو التدريجي ممكن في وثيقة: تضيف مستخدمين أو وحدات أو تنتقل إلى باقة أعلى على النظام نفسه، دون استبدال النظام أو إعادة إدخال الوثائق. ومع ذلك تحتاج الترقية تخطيطًا في ثلاثة مواضع:
الافتراضات: شركة خدمات بدأت بالأساسي بـ 18 مستخدمًا، وبعد عام أضافت إدارة مشتريات تحتاج اعتماد أوامر الشراء على مرحلتين، وارتفع عدد المستخدمين إلى 34.
- الوحدات: إضافة سير العمل تعني تصميم مسار أوامر الشراء: من يرفع، ومن يراجع، ومن يعتمد، ومن ينوب عند الغياب. هذا عمل تهيئة يُتفق عليه، لا زر تفعيل فقط.
- الصلاحيات: الإدارة الجديدة تحتاج أدوارًا ومجلدات مستقلة. راجع مصفوفة الصلاحيات حتى لا يرث المستخدمون الجدد وصولًا أوسع من حاجتهم.
- التصنيف: أنواع وثائق جديدة (أمر شراء، عرض مورد، محضر استلام) بحقولها. إن أُضيفت دون تخطيط تفرّق البحث لاحقًا.
الدرس: الانتقال إلى الاحترافي لم يتطلب نقل البيانات، لكنه تطلب قرارات تنظيمية. اطلب أن تتضمن خطة الترقية في العرض جلسة تهيئة للوحدات الجديدة.
ولمن يتوقع نموًا سريعًا في الحجم، يساعد دليل حساب السعة التخزينية المطلوبة لخمس سنوات على تقدير متى تحتاج سعة إضافية. ويشرح دليل تكاليف التوسع والتجديد قبل شراء DMS البنود التي يجب أن يوضحها العرض عند إضافة المستخدمين والوحدات.
أخطاء شائعة في اختيار الباقة
- اختيار الأعلى «احتياطًا»: تدفع لوحدات لن تستعملها في السنة الأولى، بينما الترقية متاحة عند الحاجة.
- اختيار الأدنى لخفض الرقم فقط: ثم تُدار الموافقات خارج النظام، فيضيع جزء كبير من قيمته.
- احتساب كل الموظفين مستخدمين: قد ينقلك ذلك إلى نطاق أعلى دون حاجة. افصل من يعمل على الوثائق عمّن لا يستعملها.
- إغفال شرط الاستضافة: إن كانت سياستكم تشترط التشغيل على خوادمكم، فاعرف ذلك قبل المقارنة، لأنه يحدد المستوى مباشرة.
- افتراض أن الأساسي يشمل OCR: لا يشمله. إن كان أرشيفك ممسوحًا في معظمه، فالبحث داخل محتواه يحتاج الاحترافي.
أسئلة تحسمها قبل طلب العرض
اسأل نفسك أولًا، ثم اسأل فريق وثيقة
- كم مستخدمًا سيرفع أو يعدّل أو يعتمد مستندات خلال السنتين القادمتين؟
- ما أهم مسار اعتماد يجب أن يعمل داخل النظام من اليوم الأول، إن وُجد؟
- ما نسبة الأرشيف الممسوح ضوئيًا الذي تحتاج البحث داخل محتواه؟
- هل تستعملون Microsoft 365، وهل تريدون الحفظ من Outlook وOneDrive مباشرة؟
- هل تشترط سياستكم الاستضافة داخل المملكة أو على خوادمكم؟
- ما حجم الأرشيف الحالي، ومعدل نموه الشهري؟
- ما شروط الترقية إلى المستوى التالي، وهل تُكتب في العرض من الآن؟
للإجابة عن السؤال الأول بدقة في مؤسسة متعددة الإدارات، استعن بدليل بناء ميزانية نظام أرشفة لمؤسسة من 100 موظف. وإن أردت البدء بإدارة واحدة ثم التوسع فراجع بدء التطبيق بإدارة تجريبية ثم التوسع.
الخطوة التالية
- أجب عن الأسئلة السبعة، ولو بتقديرات.
- مرّ على مسار القرار لتحدد نقطة البداية الأقرب.
- جرّب النظام خلال فترة التجربة المجانية (30 يومًا وفق صفحة الأسعار) على مستندات حقيقية من إدارة واحدة، ولاحظ أي علامات تجاوز للأساسي تظهر.
- أرسل إجاباتك عبر نموذج طلب عرض السعر، واطلب أن يتضمن العرض شروط الترقية.
اطلب تقديراً لنطاق مشروعك
أرسل عدد المستخدمين وحجم الأرشيف ونموذج الاستضافة المطلوب، ونعود إليك بعرض يوضّح ما يشمله السعر وما يحتاج نطاقاً إضافياً.
- عدد المستخدمين المتوقع والإدارات المشاركة
- حجم الأرشيف الحالي تقريباً (عدد الملفات أو الصفحات أو الحجم بالجيجابايت) ونسبة الورقي منه
- نموذج الاستضافة المفضل: سحابة داخل المملكة أو خوادم الجهة
- النظام الحالي للملفات والأنظمة المطلوب التكامل معها
الهاتف وواتساب: +966 56 533 0501 — الأحد إلى الخميس 9 صباحاً حتى 6 مساءً.