تكامل Odoo مع الأرشفة: متطلبات العقود والفواتير ومرفقات المعاملات

تشغّل جهات كثيرة Odoo في المبيعات أو المشتريات أو المحاسبة وتريد أن تنتهي عقودها وفواتيرها ومرفقاتها في أرشيف واحد تبحث فيه الإدارة القانونية والمالية والمراجعة، دون أن يصبح كل موظف مسؤولًا عن تنزيل الملفات ورفعها يدويًا. وما يلي مكتوب لمن سيجلس مع شريك Odoo وفريق الأرشفة ليكتبا النطاق معًا.

شرطان يسبقان أي تصميم

الوصول إلى الواجهة البرمجية حسب خطة Odoo

توثيق Odoo الرسمي للواجهة الخارجية ينص على أن الوصول إلى البيانات عبرها متاح فقط في خطط التسعير من نوع Custom، وغير متاح في خطتي One App Free وStandard. إن كانت جهتك على Odoo Online بإحدى الخطتين الأخيرتين، فهذا بند تكلفة وترخيص يجب حسمه مع Odoo أو شريكها قبل أن تطلب عرض الربط، لا بعده. أما إن كان Odoo مستضافًا لديكم أو عند شريك، فاسأل الشريك عن وضع خطتكم تحديدًا.

أي واجهة ستُستعمل

في الإصدار 19، أضاف Odoo واجهة JSON-2 الخارجية التي تُستدعى عبر HTTP بمسار يبدأ بـ /json/2 يليه اسم النموذج والطريقة، وتعتمد مفتاح API في ترويسة التفويض. وفي الوقت نفسه وسم التوثيق واجهتي XML-RPC وJSON-RPC (المسارات /xmlrpc و/xmlrpc/2 و/jsonrpc) بأنها مهملة منذ الإصدار 19، ومجدولة للإزالة في Odoo 22 (خريف 2028) وفي Odoo Online 21.1 (شتاء 2027) بحسب نص التوثيق. معنى ذلك عمليًا: ربط يُبنى اليوم على XML-RPC في بيئة Odoo Online قد يحتاج إعادة بناء خلال عمر العقد نفسه. اطلب أن يذكر العرض الفني الواجهة المستخدمة وخطة التعامل مع هذا الجدول.

كيف يحفظ Odoo المرفقات، ولماذا يهمك ذلك

في شيفرة Odoo المصدرية، تُحفظ المرفقات في نموذج ir.attachment، ومن حقوله الأمنية res_model وres_id اللذان يربطان المرفق بالسجل الذي يخصه (أمر بيع أو فاتورة مثلًا). ويمكن أن يُخزَّن المحتوى في نظام الملفات أو في قاعدة البيانات بحسب الإعداد. يهمك هذا لسببين: الأول أن الربط يمكنه تحديد «ما السجل الذي يخص هذا الملف» بدقة، فينقل معه الحقول الصحيحة. والثاني أن حذف المرفق من Odoo بعد أرشفته قرار يتصل بتخزين Odoo نفسه، ويجب أن يُكتب صراحة.

ويقدم Odoo تطبيقًا باسم Documents تصفه صفحته الرسمية بتخزين الملفات وعرضها وإدارتها داخل Odoo، مع مساحات عمل ووسوم، واستخراج بيانات الفواتير بالذكاء الاصطناعي، وطلب التوقيع، وصلاحيات ومشاركة بتاريخ انتهاء. إن كان مفعّلًا لديكم فالسؤال الأول ليس «كيف نربط» بل «ما الذي يبقى في Documents وما الذي ينتقل إلى الأرشيف المؤسسي»، وإلا ستدير مستودعين للمستندات نفسها.

معيار عملي للتقسيم: ما يعمل عليه مستخدمو Odoo يوميًا ولا يحتاجه أحد خارجه يمكن أن يبقى في Odoo. وما تحتاجه إدارات لا تعمل في Odoo، أو يحتاج احتفاظًا طويلًا بعد إغلاق المعاملة، أو يمر بمسار اعتماد يشارك فيه أشخاص خارج دورة البيع والشراء، فمكانه الطبيعي الأرشيف المؤسسي، ويكفي Odoo رابط إليه. اكتب هذا التقسيم لكل عائلة مستندات قبل أن تكتب سطرًا واحدًا عن الربط.

متطلبات لكل عائلة مستندات

الخطأ الشائع أن يُكتب متطلب واحد: «أرشفة مرفقات Odoo». العقود والفواتير والمرفقات العامة تختلف في الحدث والحقول والصلاحيات ومدة الحفظ. استعمل البطاقات التالية نموذجًا لمتطلباتك.

مصفوفة الأحداث: متى ينتقل ماذا

المصفوفة التالية تساعدك على أن تحدد لكل سجل في Odoo ما يحدث في الأرشيف عند كل تغيير في حالته. الأسماء التقنية للنماذج أمثلة شائعة وتختلف بحسب التطبيقات المفعلة والتخصيصات لديكم؛ أكّدها مع شريك Odoo قبل اعتماد المصفوفة.

الصف قبل الأخير مهم: الحذف في Odoo لا يجب أن يمتد تلقائيًا إلى الأرشيف. الأرشيف وُجد ليحفظ ما قد يُحذف من أنظمة التشغيل.

مثال: شركة خدمات تستخدم Odoo للمبيعات والمحاسبة

الفواتير تحديدًا: أي نسخة تُحفظ؟

الفاتورة في Odoo ليست ملفًا واحدًا بالضرورة. هناك السجل المحاسبي نفسه، وملف PDF الذي يولّده النظام عند الطباعة أو الإرسال، وأحيانًا فاتورة المورد الواردة كملف ممسوح أو PDF، وقد توجد تمثيلات إلكترونية أخرى بحسب إعدادات الفوترة لديكم. اكتب في المتطلبات أي هذه النسخ يُحفظ في الأرشيف، ولماذا:

• فواتير المبيعات: غالبًا يكفي ملف PDF النهائي كما أُرسل للعميل، مع رقم الفاتورة ومعرّف العميل. تأكد أن الملف المؤرشف هو المرسل فعلًا، لا نسخة أعيد توليدها لاحقًا بقالب مختلف.
• فواتير الموردين: الأصل هو ما أرسله المورد. هذا الملف هو الذي تحتاجه المراجعة، ويستفيد من OCR ليصبح نصه قابلًا للبحث.
• التمثيلات الإلكترونية الأخرى: إن كانت جهتكم ملزمة بمتطلبات فوترة إلكترونية، فحدد مع المالية والمستشار المختص أي تمثيل يجب حفظه ومدته، وتحقق من ذلك من المصدر الرسمي. لا تبنِ هذا القرار على افتراض من فريق التقنية وحده.

وحدد كذلك ماذا يحدث عند تعديل فاتورة بإشعار دائن: هل يُحفظ الإشعار مستندًا مستقلًا مرتبطًا بالفاتورة الأصلية، أم يُضاف إليها؟ الخيار الأول أوضح للمراجعة غالبًا.

أخطاء تتكرر في مشاريع ربط Odoo

من يتحمل ماذا: شريك Odoo وفريق الأرشفة وفريقك

ربط Odoo يمر بثلاثة أطراف على الأقل، وكل بند غير مسند لأحد يتحول إلى تأخير. استعمل التوزيع التالي نقطة بداية وعدّله بحسب عقودكم:

قائمة تحقق قبل التعاقد على الربط

• خطة Odoo لديكم تتيح الوصول إلى الواجهة الخارجية، ومؤكد ذلك كتابيًا.
• الإصدار ونوع الاستضافة (Odoo Online، أو Odoo.sh، أو خوادمكم) معروفان، والواجهة المقترحة للربط مذكورة في العرض.
• يوجد مستخدم تقني في Odoo للربط بصلاحيات دنيا، ومفتاح API محفوظ كما تُحفظ كلمات المرور.
• تطبيق Documents: مفعّل أم لا، وإن كان مفعّلًا فتقسيم الأدوار بينه وبين الأرشيف مكتوب.
• لكل عائلة مستندات: الحدث، والحقول، والصلاحيات، وقاعدة الانتقاء.
• قرار حذف المرفقات من Odoo بعد الأرشفة، ومهلته، ومن ينفذه.
• سلوك الأخطاء: إعادة المحاولة، ومنع التكرار، والتنبيه.
• مسؤولية إعادة الاختبار عند ترقية Odoo أو تغيير الواجهة.

وبعد التنفيذ، لا توقّع الاستلام قبل أن ترى هذه السيناريوهات تعمل في بيئة تحاكي الإنتاج: فاتورة مرحّلة تصل بحقولها الصحيحة، وإعادة ترحيل الحدث نفسه لا تنشئ نسخة ثانية، وإلغاء الفاتورة يحدّث حالتها في الأرشيف، وانقطاع الاتصال لا يُفقد المستند، ومستخدم القانونية يرى العقد في الأرشيف دون حساب Odoo، ومستخدم المبيعات لا يرى فواتير عملاء فرع آخر إن كانت القاعدة كذلك.

ما يقدمه وثيقة في ربط Odoo

ربط Odoo بوثيقة يُنفَّذ عبر REST API ضمن نطاق يُحدَّد في العرض الفني، ويغطي عادة الأحداث والحقول والاتجاه ومعالجة الأخطاء ومنع التكرار والحساب التقني. أما ما يحدث للمستند بعد وصوله فيعتمد على قدرات وثيقة القائمة: تصنيف هرمي وحقول ووسوم، وOCR عربي وإنجليزي، واستخراج بيانات رئيسية من العقود مثل الأطراف والقيمة وتاريخ الانتهاء، ومسارات موافقة متعددة المراحل مع تذكيرات، وتتبع الإصدارات، وصلاحيات بالأدوار، وسجل تدقيق.

ويشرح الفرق بين التكامل المباشر والربط عبر API ما يدخل في كل فئة. وإن كان محور مشروعك هو العقود، فقد يفيدك بناء دورة مراجعة واعتماد العقود داخل نظام إدارة الوثائق واستخراج تواريخ انتهاء العقود وتحويلها إلى مهام متابعة. ولاختبار الواجهة البرمجية قبل القبول راجع معايير تقييم API الأرشفة. وللسياق العام لربط الأرشفة بأنظمة ERP يمكنك الرجوع إلى مقالنا عن تكامل نظام الأرشفة مع ERP وCRM.

ترتيب العمل قبل طلب عرض ربط Odoo

ابدأ بالشرطين: خطة Odoo والواجهة. ثم املأ بطاقة متطلبات واحدة لكل عائلة مستندات ومصفوفة الأحداث لأهم ثلاثة سجلات. قدّمها ضمن طلب عرض ربط Odoo، وليوضح العرض ما يتحمله شريك Odoo وما يتحمله فريق وثيقة، وأن يرفق سيناريوهات القبول المقترحة لتراجعها قبل التوقيع.