مستقبل الأرشفة الإلكترونية في السعودية: ما تشترطه اليوم ليبقى نظامك صالحًا

هذا المقال لمدير تقنية المعلومات، ومدير الوثائق والأرشيف، وفريق المشتريات، والمستشار القانوني. يفيدك حين تكتب مواصفات نظام إدارة وثائق (DMS) ستعيش معه المؤسسة سنوات، أو حين تجدد عقدًا قائمًا وتريد ألا تجد نفسك محبوسًا في نظام لا يتطور ولا يمكن الخروج منه.

لماذا يُحسم «المستقبل» في كراسة الشروط

التوقعات عن الذكاء الاصطناعي والسحابة كثيرة، وأغلبها بلا مصدر يمكن التحقق منه. ما يمكن التحقق منه أن الأرشيف يبقى أطول من أي نظام: عقود تمتد سنوات، وسجلات تفرض الأنظمة الاحتفاظ بها مددًا طويلة، وأرشيف تاريخي لا يُتلف. خلال هذه المدة سيتغير المورد، أو تتغير الأنظمة، أو تتغير بنيتك التقنية. السؤال العملي إذن: هل ستستطيع حينها أن تنقل بياناتك، وتربطها بأنظمة جديدة، وتطبّق متطلبات لم تصدر بعد؟

وقد شهدنا مثالًا قريبًا على تغيّر المتطلبات. في إصدار 2024 من الضوابط الأساسية للأمن السيبراني (ECC-2:2024)، حذفت الهيئة الوطنية للأمن السيبراني الضابط الذي كان يشترط استضافة معلومات الجهة داخل المملكة، ونقلت ضوابط توطين البيانات إلى مكتب إدارة البيانات الوطنية. ومن كتب مواصفاته على النص القديم يحتاج اليوم إلى مراجعتها.

المطالب الستة: لماذا، وكيف تختبر، وما البند

1. قابلية التصدير وملكية البيانات

هذا المطلب أهمها، لأنه يحدد إن كنت تملك أرشيفك فعلًا. تنص ECC-2:2024 على أن يعيد مقدم الخدمة السحابية بيانات الجهة إليها بصيغة قابلة للاستخدام عند انتهاء الخدمة. وتطلب ضوابط الأمن السيبراني للحوسبة السحابية (CCC-2:2024) من المستفيد استراتيجية خروج تضمن الإتلاف الآمن للبيانات عند انتهاء العقد، واستعمال وسائل آمنة لتصديرها. حتى إن لم تكن جهتك ملزمة بهذه الضوابط، فهي معيار جيد لما تطلبه.

• هل يشمل التصدير البيانات الوصفية والتصنيف، لا الملفات وحدها؟
• هل تُصدَّر الإصدارات السابقة، أم الأخير فقط؟
• هل يُصدَّر سجل التدقيق بصيغة مقروءة؟
• من ينفّذ التصدير عند الخروج، وبأي كلفة؟

التفصيل في ملكية البيانات وتصديرها عند انتهاء التعاقد: ما الذي تختبره؟. ويرتبط بها سؤال السورس كود وحقوق التعديل، وهو مما يُحدَّد في التفاوض.

2. واجهة برمجية لما لم تشتره بعد

بعد خمس سنوات قد يكون لديك نظام موارد بشرية جديد، أو منصة خدمات، أو أدوات تحليل لم تخترها بعد. ما يحمي استثمارك أن تكون للنظام واجهة برمجية موثقة. اطلب التوثيق نفسه لا وصفه، واسأل عن التعامل مع الأخطاء وإعادة المحاولة وحدود الاستخدام. هذه أسئلة يفصّلها تقييم API الأرشفة: الأخطاء وإعادة المحاولة والتكرار وحدود الاستخدام.

3. حوكمة الذكاء الاصطناعي قبل ميزاته

المساعدات التحادثية والبحث الدلالي والتصنيف الآلي لم تعد وعودًا مستقبلية، فهي متاحة اليوم في أنظمة الوثائق، ومنها وثيقة. ما سيبقى سؤالًا لسنوات هو الحوكمة:

للتوسع راجع تقييم مساعد الوثائق الذكي: مصدر الإجابة واحترام صلاحيات المستخدم وأين تعالَج الوثائق عند استخدام الذكاء الاصطناعي داخل نظام الأرشفة.

4. بحث عربي يصمد مع كبر الأرشيف

البحث الذي يبدو جيدًا على مئة مستند قد يضعف على مئات الآلاف. ابنِ مجموعة اختبار من مستنداتك: عقد ممسوح بختم وتوقيع، ومستند يخلط العربية والإنجليزية، وجدول، وصورة ضعيفة الجودة. ثم ابحث بصيغ مختلفة للكلمة الواحدة (بالهمزة وبدونها، بالتاء المربوطة والهاء). احتفظ بالمجموعة نفسها لتعيد الاختبار عند كل تحديث رئيسي للنظام.

واطلب من المورد أن يوضح ما يحدث للمستندات القديمة حين يتحسن محرك التعرف الضوئي: هل يمكن إعادة معالجة الأرشيف الممسوح سابقًا بالمحرك الأحدث، أم يبقى النص المستخرج كما هو؟ هذا السؤال يحدد إن كان أرشيف اليوم سيستفيد من تحسينات الغد.

5. مرونة الاستضافة

قد تبدأ سحابيًا ثم يتغير تصنيف بياناتك أو سياسة جهتك. وقد تبدأ على خوادمك ثم تقرر تخفيف عبء التشغيل. تحظر تنظيمات تقديم خدمات الحوسبة السحابية لدى هيئة الاتصالات والفضاء والتقنية نقل بيانات الجهات الحكومية خارج المملكة، بما في ذلك النسخ الاحتياطي، إلا بنص نظامي. لذلك اسأل: هل يتوفر النظام نفسه بنماذج نشر مختلفة؟ وما الذي يتطلبه الانتقال بينها؟ النماذج ومتطلباتها في صفحة خيارات النشر.

6. مواكبة تغيّر الأنظمة

أمثلة على متطلبات ينبغي أن يتعامل معها النظام اليوم وأن يستوعب ما يتغير منها:

• ECC-2:2024: مصادقة متعددة العناصر للحسابات ذات الصلاحيات الهامة، ومراجعة دورية للصلاحيات، والاحتفاظ بسجلات الأحداث مدة لا تقل عن 12 شهرًا.
• نظام حماية البيانات الشخصية ولائحته التنفيذية: الإتلاف يشمل كل النسخ المخزنة بما فيها النسخ الاحتياطية، وطلبات أصحاب البيانات تُنفَّذ خلال 30 يومًا قابلة للتمديد، وسجل أنشطة المعالجة يُحفظ طوال المعالجة وخمس سنوات بعدها.
• نظام المنافسات والمشتريات الحكومية: صدر نظام جديد نُشر في 04/09/2026، ويُعمل به بعد 120 يومًا من نشره. وللجهات الحكومية أن تراجع قوالب كراساتها بناءً عليه.

المطلوب من المورد ليس وعدًا بـ«الامتثال الكامل». المطلوب أن يوضح أي الضوابط يدعمها النظام تقنيًا، وكيف تُضاف الإعدادات حين تتغير المتطلبات، وما الذي يُعد ضمن الدعم. وتفصيل هذين الإطارين في متطلبات الهيئة الوطنية للأمن السيبراني والأرشفة ونظام حماية البيانات الشخصية والأرشفة الإلكترونية.

أين يقف وثيقة من هذه المطالب

الخطوة التالية: حوّل الجدول الأول إلى ملحق في كراسة الشروط، ثم اطلب عرضًا توضيحيًا تختبر فيه التصدير والمساعد والبحث على عينتك.